Paramètres de la liste de résultats

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La liste de résultats vous est fournie sous forme de tableau. Les classeurs, registres ou documents sont répertoriés ligne par ligne.

Colonnes

Toutes les colonnes des classeurs et des registres :

Icône de type/catalogue d'icônes | Liens | Objet | Données d'indexation

Toutes les colonnes des documents :

Icône de type/catalogue d'icônes | Format de fichier | État de l'archivage | État d'accès | Liens | État de signature | Notes de texte | Annotations de l'aperçu | Favoris | Objet | Données d'indexation

Les icônes de la colonne signalent des objets dans la liste de résultats comme suit :

Type

Affiche l'icône de type, une icône par défaut pour le module ou une icône spécifique au type.

Si l'objet a un catalogue d'icônes sous les champs de données d'indexation, l'icône correspondante s'affiche ici.

Format de fichier

Affiche le format de fichier sous forme d'icône et en détail sous forme d'info-bulle.

Exemple : Word/docx

Le format de fichier n'est pas affiché pour les documents de référence croisée.

État de l'archivage

Indique si un document est validé pour l'archivage ou s'il est déjà archivé.

État d'accès

Indique si le document peut être modifié et s'il existe des variantes.

Liens

Indique si le document est lié à d'autres.

État de signature

Indique si le document est signé.

Notes de texte Indique si l'objet a des notes.
Annotations de l'aperçu Indique si le document possède des annotations d'aperçu.
Favoris Indique si l'objet est marqué comme favori.
Objet Affiche la désignation du type d'objet.

Ces colonnes statiques peuvent être sélectionnées via les paramètres (voir 'Volet 'Champs'').

Les autres colonnes affichent les données d'indexation. Déterminez vous-même pour chaque type d'objet quels champs des données d'indexation doivent être sélectionnés comme colonnes de liste. Pour les documents, vous pouvez choisir des champs des paramètres de base et des champs des données d'indexation des classeurs en tant que colonnes de liste. Pour les classeurs et les registres, vous pouvez sélectionner des champs des paramètres de base (voir 'Volet 'Champs'').

Les données des champs de tableau et des multi-champs ne peuvent pas être affichées.

Les champs du type d'objet peuvent également être sélectionnés dans la boîte de dialogue Afficher les champs de la liste de résultats. La boîte de dialogue peut être ouverte à l'aide du menu contextuel d'un objet dans la recherche d'objet.

Recherche dans la liste de résultats

Utilisez le raccourci clavier Ctrl+F pour activer la recherche dans les listes de résultats. Si vous utilisez le raccourci, vous pouvez saisir un critère de recherche dans le champ Filtrer la liste au bas d'une liste de résultats. La liste de résultats est restreinte. Le critère de recherche ou les cellules contenant le terme recherché sont surlignés en couleur.

Affichage Rapport et affichage Quicklook

Au lieu d’afficher la liste de résultats de document sous forme de tableau dans l'affichage Rapport, vous pouvez également afficher la liste de résultats de document dans l'affichage Quicklook. Quicklook est un petit aperçu de la première page d’un document. Les Quicklooks ne sont disponibles que pour les documents image et pour les documents créés à l'aide d'applications Microsoft Office Lors de la création de types de document, l'administrateur peut déterminer si des Quicklooks peuvent être créés ou non.

Dans la barre d'état, vous pouvez choisir entre l'affichage Rapport ou l'affichage Quicklook.

Grouper des listes de résultats

Les résultats d'une liste de résultats peuvent être affichés de manière plus claire en groupant les listes de résultats.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête de la colonne par laquelle vous souhaitez grouper les résultats et sélectionnez dans le menu contextuel l'entrée Grouper. Les résultats sont groupés sur la base des entrées figurant dans cette colonne.

Vous pouvez regrouper la liste de résultats à plusieurs reprises en procédant de la même façon.