Démarrer des étapes de travail
Les étapes de travail exécutables se trouvent dans la boîte Mes messages ou dans les boîtes de réception que vous avez configurées (voir 'Volet 'Boîtes de réception'').
Vous trouverez les informations suivantes sur les onglets :
- les étapes de travail actuelles exécutables,
- les étapes de travail
personnalisées ouvertes mais non terminées,
- les étapes de travail
personnalisées par des tiers, et qui vous été attribuées en raison d'un dépassement d'échéance.
Les étapes de travail dont l'échéance est dépassée sont marquées d'un point d'exclamation rouge .
Vous pouvez démarrer une étape de travail par double clic à partir du menu contextuel ou en faisant glisser des objets dans le workflow à l'aide de la souris. L'objet s'ajoute alors au dossier. Le modèle de workflow détermine si cette action est possible ou même nécessaire.
Pour démarrer des étapes de travail personnalisées par d'autres utilisateurs, vous devez tout d'abord désactiver la personnalisation à partir du menu contextuel.
Vous pouvez sélectionner plusieurs étapes de travail et les démarrer depuis le menu contextuel par l'option Modifier. Les étapes de travail s'ouvrent successivement.
Quand vous démarrez une étape de travail, l'étape se personnalise et la fenêtre de workflow s'ouvre.
La fenêtre de workflow contient le masque de workflow et un dossier. Au sein d'un workflow, vous pouvez créer des objets par le biais d'un dossier ou insérer ou ajouter des objets existants à titre informatif. Les étapes de travail d'une activité ad hoc possèdent également un registre de liste de processus. Il vous permet de déterminer les étapes suivantes.
La fenêtre peut également contenir un registre de journalisation avec des informations.
Un masque de workflow individuel et un dossier peuvent être attribués à chaque étape de travail.
Le bouton Fermer du masque de workflow permet d'interrompre une étape de travail. Vous pourrez décider de modifier les modifications à enregistrer dans le masque de workflow. Si vous interrompez une étape de travail, elle restera personnalisée et vous seul pourrez y accéder. Si vous vous signalez comme absent, d'autres utilisateurs pourront exécuter l'étape de travail.
L'option Réinitialiser du ruban ÉTAPE DE TRAVAIL permet d'annuler l'ensemble des modifications effectuées dans les champs du masque de workflow. Le masque de workflow reste ouvert après la réinitialisation.
Si vous sélectionnez Annuler dans le menu contextuel, les modifications apportées dans le masque de workflow ne sont pas enregistrées et la personnalisation est annulée.
Toutes les modifications apportées aux objets dans le dossier sont immédiatement enregistrées et ne peuvent pas être restaurées en annulant une étape de travail.

Chaque étape de travail possède un masque de workflow. Au sein d'un workflow, il est possible d'attribuer un masque à chaque étape mais il est également possible d'exécuter chaque étape à l'aide du même masque dans le workflow.
Un masque de workflow correspond à un masque d'indexation (voir 'Masques d'indexation'). Vous y trouvez plusieurs champs. Il peut exister des restrictions et des standards s’appliquant aux entrées dans les champs. Il est possible d’indexer les champs grâce à des catalogues et des AddOns. Les boutons sur le masque vous permettent d’exécuter des scripts, de générer des données et de démarrer des étapes de travail au moyen desquelles vous générez des données.
Vous trouverez des informations détaillées sur les workflows et les étapes de travail auxquels vous participez sur votre poste de travail.
Contrairement aux masques d'indexation, les caractères d'espacement et sauts de ligne placés avant ou après sont supprimés pour les entrées dans les champs de texte des masques de workflow.

Un dossier est attribué à une étape de travail. Au sein d'un workflow, vous pouvez créer des objets par le biais d'un dossier ou insérer ou ajouter des objets existants à titre informatif.
Si vous démarrez une étape de travail, vous trouverez l'onglet Dossier avec son contenu dans la fenêtre de workflow.
Le dossier possède un volet destiné aux objets à modifier et un volet d'informations destiné aux objets pouvant être joints à titre d'information. Pour les deux volets, il est possible de définir dans le modèle de workflow si et comment les objets peuvent être modifiés et quels objets vous êtes autorisé à ajouter. Les objets avec lesquels un workflow a été démarré ne peuvent plus être supprimés du dossier ni déplacés entre les deux volets.
Le volet d'informations peut être désactivé.
Insérez des objets dans le dossier en les faisant glisser dans l'espace de travail ou volet d'informations. De la même manière, vous pouvez faire glisser des objets dans le dossier à partir du système de fichier ou de votre programme d'e-mail.
Comme dans les listes de résultats, les objets dans le dossier sont dotés d'une icône spécifique au type tandis que les documents sont marqués d'une icône d'archivage ou de statut. La propriété d'un objet permet de voir à quels processus de workflow appartiennent les objets, indépendamment du dossier.
Les documents et registres qui n’ont pas encore d’emplacement dans les archives se trouvent dans le stockage du workflow et se distinguent de façon particulière. Chaque utilisateur qui peut consulter le dossier de workflow peut aussi accéder à ces documents et registres du stockage de workflow.
Si vous désirez déterminer un emplacement pour ces objets, déplacez le document en utilisant la souris dans une fenêtre de classeur ou de registre ouverte. Dès que les objets du dossier de workflow possèdent un emplacement dans enaio®, seuls les utilisateurs possédant les droits d'accès appropriés peuvent voir ces objets.
Si un document ne possède aucun type, utilisez la fonction Données d'indexation du menu contextuel pour attribuer un type et indexez le document à l'aide du masque d'indexation spécifique au type. Vous pourrez ensuite spécifier l'emplacement.
Toutes les modifications apportées aux objets dans le dossier sont immédiatement enregistrées et ne peuvent pas être restaurées en annulant une étape de travail.
Le modèle de workflow détermine si et comment les objets peuvent être modifiés et quels objets vous êtes autorisé à créer ou ajouter.
Les fonctions de modification sont accessibles via le ruban et le menu contextuel, comme pour les listes de résultats et les fenêtres de classeur.
Le ruban DOSSIER contient les mêmes fonctions de modification d'objets métier que les rubans des listes de résultats et classeurs (voir 'Liste de résultats de classeur').
À l'aide de votre souris, vous pouvez déplacer les objets depuis des listes de résultats, des classeurs et votre stockage dans le volet de travail ou d'informations. Une référence à l'objet est ajoutée dans le dossier. Au sein du dossier, vous pouvez également déplacer un objet d’un volet vers un autre en utilisant la souris.
Il n'est pas possible de reprendre des objets sans type du stockage dans le dossier. Les objets possédant un type sont toujours déplacés depuis le stockage jusqu'au dossier.
Lorsque vous déplacez un objet depuis le dossier vers un classeur ou un registre, vous pouvez attribuer un autre emplacement au document. Le document contient le type de document et les données de contenu. Vous pouvez indiquer si les emplacements restants doivent être conservés ou supprimés. Si les autres emplacements sont conservés, le document possédera plusieurs emplacements.
Vous pouvez spécifier un paramètre par défaut pour cette action et désactiver la boîte de dialogue. Vos paramètres ('Volet 'Confirmer'') permettent de réactiver la boîte de dialogue.

Seules les étapes de travail d'une activité ad hoc disposent de l'onglet Liste de processus.
Les activités suivantes possibles sont définies pour ces étapes de travail dans le modèle de workflow. L'onglet Liste de processus permet de déterminer l'ordre des étapes suivantes.
Ainsi l'utilisateur de la première étape d'une activité ad hoc peut sélectionner une ou plusieurs activités suivantes. Il détermine quels utilisateurs peuvent exécuter les activités et si les activités peuvent être modifiées ou si même la liste de processus entière peut l'être.

Une liste de processus consiste en une série d'activités qui sont définies dans le modèle de workflow. Il est possible de regrouper des activités. Si toutes les activités d'un groupe sont terminées, toutes les activités du groupe suivant se libèrent.
Les activités ont plusieurs propriétés. Vous pouvez déterminer si les utilisateurs suivants peuvent modifier les propriétés et s'il est possible de supprimer des activités de la liste de processus. Vous pouvez déterminer si la liste de processus peut être étendue, c'est-à-dire si l'on peut y ajouter des activités supplémentaires.
Vous pouvez créer de nouvelles activités grâce à l'option permettant d'ajouter une activité.
Par défaut, un nouveau groupe avec l'activité standard est créé en tant qu'entrée.
Si vous sélectionnez cette activité standard, vous pouvez sélectionner l'activité souhaitée au moyen de la liste des activités disponibles. La désignation de l'activité est reprise comme désignation pour le groupe. De manière facultative, vous pouvez saisir des informations destinées à l'utilisateur dans les colonnes Tâche et Remarque.
La colonne Utilisateur contient une liste de tous les utilisateurs de workflow. Cette liste vous permet d'y sélectionner un ou plusieurs utilisateurs.
Si des échéances sont définies pour les activités ad hoc dans le modèle de workflow, vous pouvez choisir une échéance dans la colonne Escalade. Les données correspondantes sont saisies dans les colonnes À échéance le et À.
Si vous sélectionnez la colonne Modifier, un utilisateur peut modifier l'entrée de la liste de processus. Si vous sélectionnez la colonne
Supprimer, un utilisateur peut supprimer cette entrée.
L'entrée Liste de processus extensible du menu contextuel permet de définir si de nouvelles activités peuvent être ajoutées à la liste de processus.
Les activités sélectionnées sont supprimées à l'aide de l'option Supprimer l'activité.
Une activité est automatiquement créée dans son propre groupe. À l'aide des boutons flèche situés en haut du masque de workflow, remontez ou descendez une activité vers un autre groupe. Les groupes vides sont supprimés automatiquement. L'entrée Démarrer le groupe du menu contextuel permet de créer de nouveaux groupes.

Vous pouvez enregistrer une liste de processus en tant que modèle de liste de processus. Les modèles de liste de processus sont des configurations spécifiques à l'utilisateur publiées par le biais du volet Modèles de liste de processus des paramètres, c'est-à-dire qu'elles sont mises à la disposition de tous les utilisateurs.
Le menu contextuel de l'onglet vous permet d'enregistrer une liste de processus en tant que modèle de liste de processus et de charger des modèles de liste de processus.
Si vous avez ajouté des activités et si vous chargez ensuite un modèle de liste de processus, les activités du modèle de liste de processus sont jointes.

Il est possible de démarrer des workflows depuis Microsoft Outlook avec le transfert de données e-mail.
|
Si cette fonction est activée, le bouton Workflow ouvrant une boîte de dialogue d'attribution est ajouté à l'onglet de ruban Archivage des e-mails dans Microsoft Outlook. |
La configuration détermine :
- quels workflows démarrables peuvent être démarrés depuis Microsoft Outlook,
- quelles données d'un e-mail peuvent être transférées à la première étape de travail.
Dans Microsoft Outlook, si vous sélectionnez un e-mail et cliquez sur le bouton Workflow, la boîte de dialogue d'attribution s'ouvre.
Tous les workflows démarrables depuis Microsoft Outlook s'affichent dans une liste.
Le volet Variables répertorie les variables de la première étape de travail du workflow sélectionné et des données peuvent leur être attribuées. Dans la configuration, les variables peuvent être attribuées à un champ Microsoft Outlook ou à une valeur.
Des variables sont attribuées aux champs du masque de workflow. Les désignations des champs et des variables peuvent mais ne doivent pas correspondre.
Le volet Documents répertorie les documents pouvant être repris dans le dossier de workflow. En fonction de la configuration, il peut s'agir de pièces jointes d'e-mail et/ou de l'e-mail même.
Si vous voulez démarrer un workflow, vous devez le sélectionner et ensuite appuyer sur le bouton Exécuter.