Modifier des données d'indexation des documents
L’administrateur peut déterminer que les données d'indexation des documents ou de certains champs ne peuvent être modifiées par les utilisateurs.

- Sélectionnez un document dans une liste de résultats, une fenêtre de classeur ou le stockage.
- Cliquez sur le bouton Modifier les données d'indexation.
La feuille de données s’ouvre.
Sur les onglets, vous trouvez les données d'indexation du classeur, du registre et du document.
- Modifiez les données d'indexation.
Vous pouvez modifier les données d'indexation des documents, des classeurs et des registres. - Confirmez les modifications en cliquant sur OK.
Les données d'indexation sont modifiées.
Si les données d'indexation ont été modifiées par un autre utilisateur après leur ouverture, un message à ce sujet s'affiche. Vous devrez rouvrir les données d'indexation pour effectuer des modifications

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Copier |
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Coller |
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Données d'indexation précédentes |
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Données d'indexation suivantes |
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Ouvrir |
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Ouvrir l’emplacement |
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Réinitialiser la page |
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Impression Les tableaux des feuilles de données ne peuvent pas être imprimés. |
Vous pouvez modifier simultanément les données d'indexation de plusieurs documents du même type. Sélectionnez les documents et ouvrez les données d'indexation pour afficher une feuille de données vide. Les données d'indexation s'affichent pour les champs dont l'indexation est identique. Les champs que vous ne modifiez pas resteront identiques. Si vous entrez des valeurs dans un champ, vous écrasez les données d'indexation de tous les documents auxquels ont été attribuées ces valeurs.
Si vous entrez des valeurs précédées de '+' dans des champs, les nouvelles valeurs s'ajoutent à chaque fois. Si vous entrez des valeurs précédées par '&', celles-ci se placent devant les données d'indexation déjà existantes.
Si vous entrez '-', vous supprimez les données d'indexation.
Pour ces modifications collectives, vous avez besoin du rôle de système 'Client : exécuter des modifications groupées'. Si vous modifiez les données d'indexation de plusieurs documents en même temps, aucun champ obligatoire, champ clé ou protection en écriture n'est pris en considération. Aucun module d'extension n'est exécuté.
Dans les champs de type 'Commande de groupe d'autorisation', les valeurs sont toujours affichées en étant triées ; '+' et '&' ont donc la même fonction. Plusieurs valeurs sont séparées par un point-virgule. Les utilisateurs doivent être indiqués par '(U)', les groupes par '(G)'.
Les utilisateurs et les groupes peuvent également être supprimés.
Exemple : -Utilisateur (U) ; Groupe (G)
S'il n'y a pas de groupes ou d'utilisateurs, les valeurs sont ignorées.
Vous ne pouvez pas indexer des tableaux et multi-champs. Des modifications groupées d'objets dans le stockage ne sont également pas possibles.
Dans le masque de données d’un document, seules les données d'indexation de la première page s'affichent dans un multi-champ. Si l'on a indexé d’autres pages, la valeur est suivie d’un point-virgule et de trois points (;...). Vous pouvez modifier les données d'indexation par le bouton Catalogue.
Modifier la propriété d’archivage
Selon les paramètres (voir 'Fenêtre d’affichage de documents'), les documents reçoivent la propriété Archivage approuvé ou Archivage non approuvé lors de la capture. Si l'administrateur n'a pas encore archivé les documents à valeur probante, vous pouvez modifier cette propriété.
Il n’est pas possible d’archiver les documents sans page à valeur probante.

- Sélectionnez des documents depuis une liste de résultats ou d'une fenêtre de classeur.
- Ouvrez le menu contextuel avec le clic droit de la souris.
- Sélectionnez Archivage approuvé ou Archivage non approuvé.
La propriété d’archivage des documents se modifie et l’affichage s'actualise.
Vous devez disposer des droits d’écriture sur les données d'indexation et les documents et du rôle de système 'Client : modifier l'état d'archivage'.
Si vous souhaitez définir la propriété Archivage approuvé ou Archivage non approuvé pour tous les documents d'un classeur ou d'un registre, sélectionnez un ou plusieurs classeurs ou registres et attribuez la propriété à partir du menu contextuel.