Requêtes sur les documents

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Contrairement à la requête portant sur des classeurs et des registres, lors d'une requête portant sur des documents, vous pouvez travailler avec plusieurs masques de requête (voir 'Requêtes combinées').

Avant de démarrer une requête, vous pouvez faire déterminer le nombre de résultats dans le menu contextuel du masque de requête. Ainsi, vous pouvez vérifier si vos critères de recherche sont suffisamment précis pour obtenir une liste de résultats suffisamment claire.

Vous pouvez trier la liste de résultats.

Vous pouvez définir quels champs de la feuille de données doivent être utilisés en tant que colonnes de liste.

Types de classeur et types de document

Les documents se trouvent toujours dans un classeur. Si vous souhaitez rechercher un document, vous devez ouvrir le type de classeur dans lequel se trouve le document, dans la recherche d'objet. Vous ne pouvez pas effectuer une requête de document sur plusieurs types de classeur.

Les documents possèdent toujours un type de document. Une requête de document requiert également la sélection d'un type de document dans la recherche d'objet.

Les fonctions suivantes se trouvent dans l'onglet du ruban DONNÉES D'INDEXATION :

En sélectionnant comme mode de requête (voir 'Volet 'Mode de requête'') l'option Liste des classeurs, vous obtenez une liste des classeurs dans lesquels se trouvent les documents recherchés. En sélectionnant l’option Liste des registres, vous obtenez une liste des registres dans lesquels se trouvent les documents recherchés.

Types de document en texte intégral

Le masque de requête de types de document pour lesquels une indexation en texte intégral a été créée contient une zone supplémentaire pour la requête en texte intégral.

Titre : enaio client

Dans la zone en texte intégral, vous pouvez entrer les termes qui doivent être recherchés dans l'index de texte intégral. Vous pouvez combiner logiquement des termes et utiliser des caractères génériques (voir 'Recherche en texte intégral - Combinaisons et caractères génériques').

Cliquez sur Aide dans la zone Texte intégral afin d'ouvrir la description des combinaison des critères de recherche et des caractères génériques.

Titre : enaio client

La requête par les données d'indexation et la requête par l'index de texte intégral peuvent être combinées logiquement par ET.

En fonction de la configuration, l'index de texte intégral peut contenir tous les termes tirés des documents, tous les termes tirés des données d'indexation des documents, ou les deux.

Listes de résultats de document

La liste de résultats de document s'ouvre dans la fenêtre de résultats.

La zone 'Fenêtre de résultats' de la boîte de dialogue des paramètres permet d'afficher et de masquer les lignes de séparation. Le nombre de résultats sélectionnés et le total des résultats s'affichent dans la barre d'état. À droite dans la boîte de dialogue, vous trouvez un bouton qui permet d'enregistrer la position de la fenêtre.

Fenêtre d’affichage de documents

Si vous ouvrez un document image d'une liste de résultats ou d'une fenêtre de classeur au moyen du bouton Ouvrir ou en le double-cliquant, le document s’ouvre dans la fenêtre d’affichage de documents.

Les documents W s’ouvrent dans le programme W correspondant, les e-mails dans une fenêtre d’e-mail (voir 'Traiter des e-mails'), les vidéos dans une fenêtre prévue pour les vidéos où ils peuvent être lus (voir 'Modifier des documents vidéo'). Les documents XML s'affichent dans une fenêtre de navigateur, s'il s'agit des documents conteneur, vous devez déterminer si le conteneur doit être ouvert ou si seulement le contenu doit être extrait (voir 'Modifier des documents conteneur').

Si des documents sont sans pages, la feuille de données s’ouvre avec les données d'indexation.

Vous pouvez, tout comme l’administrateur, installer un boîte de dialogue de confirmation avant l’ouverture des documents de grande taille (voir 'Volet 'Confirmer'').

La taille et la position de la fenêtre d'affichage des documents peuvent être modifiées avec la souris.

Onglets OBJET et APERÇU DE L'IMAGE

Deux onglets de ruban sont disponibles pour un document image ouvert : OBJET et APERÇU DE L'IMAGE.

Dans l'onglet de ruban OBJET, vous trouverez toutes les fonctions également disponibles pour les classeurs (voir 'Liste de résultats de classeur').

Dans l'onglet de ruban APERÇU DE L'IMAGE, vous trouverez toutes les fonctions importantes pour les images et pourrez y régler les paramètres de base de la fenêtre d'affichage des documents. Les paramètres de base personnalisés sont enregistrés pour chaque type de document.

En fonction du module attribué, vous trouvez les différentes possibilités d’affichage dans la fenêtre d’affichage de documents.

L'onglet de ruban APERÇU DE L'IMAGE contient les boutons suivants :

Le menu contextuel optimisé contient uniquement les fonctions les plus fréquemment utilisées. Si vous n'utilisez aucun menu optimisé, des fonctions supplémentaires de l'onglet de ruban s'affichent dans le menu contextuel (voir 'Volet 'Volet de travail'').

La plupart de ces fonctions disposent d’un raccourci-clavier (voir 'Plan du clavier pour l'affichage d'images').

Vous avez besoin d'une clé de licence pour les fonctions. Si vous ne pouvez pas accéder à une fonction, adressez-vous à votre administrateur.

Reconnaissance optique de caractères

Si la reconnaissance optique de caractères est installée sur enaio® server, vous pouvez :

  • reconnaître le document,
  • reconnaître la page,
  • reconnaître un extrait de la page actuelle.

Le document entier, la page actuelle ou la section sont envoyés à la reconnaissance optique de caractères. Les paramètres (voir 'Volet 'OCR zonal'') permettent de prédéfinir les langues de la reconnaissance optique de caractères. Le texte identifié est copié vers le presse-papiers. Vous pouvez coller le texte du presse-papiers vers n'importe quel emplacement à l'aide de la combinaison Ctrl+V.

Si vous avez sélectionné l'option Ouvrir les données d'indexation après l'OCR via vos paramètres (voir 'Général'), la feuille de données sera ouverte après la reconnaissance. Vous pouvez coller le contenu du presse-papiers dans un champ de données d'indexation.

Les entrées du menu contextuel vous permettent de transférer le document ou la page actuelle vers la reconnaissance optique de caractères. En appuyant sur les touches Ctrl+Maj, vous pouvez modifier le paramètre de langue pour la reconnaissance actuelle.

Si vous désirez faire reconnaître un extrait de la page actuelle, passez en mode OCR :

  • Titre : enaio client Cliquez sur le bouton Reconnaître.
    En appuyant sur les touches Ctrl+Maj, vous pouvez modifier le paramètre de langue pour la reconnaissance d'extrait actuelle.
  • En maintenant enfoncée la touche de la souris, vous pouvez tracer un rectangle sur la zone concernée.

La zone sélectionnée est soumise à la reconnaissance optique de caractères et le texte identifié est copié dans le presse-papiers.

Affichage de documents XML

Les documents XML sont créés par importation de données. Vous ne pouvez modifier que les données d'indexation.

L’administrateur attribue à chaque type de document XML une ou plusieurs feuilles de style.

Lorsque vous ouvrez un document XML, celui-ci s’affiche avec la feuille de style prédéfinie.

La liste des feuilles de style attribuées dans l'onglet de ruban Document XML vous permet de sélectionner une autre feuille de style.

Titre : enaio client

Le bouton Sélectionner la feuille de style vous permet de sélectionner une feuille de style pour l’affichage dans une boîte de dialogue de sélection de fichier.

Les boutons flèche vous permettent d’ouvrir le document se trouvant avant ou après le document affiché dans la liste de résultats ou dans la fenêtre de classeur.