Paramètres de la liste de résultats
La liste de résultats vous est fournie sous forme de tableau. Les classeurs, registres ou documents sont répertoriés ligne par ligne.
Colonnes
Toutes les colonnes des classeurs et des registres :
Icône de type/catalogue d'icônes | Liens | Objet | Données d'indexation
Toutes les colonnes des documents :
Icône de type/catalogue d'icônes | Format de fichier | État de l'archivage | État d'accès | Liens | État de signature | Notes de texte | Annotations de l'aperçu | Favoris | Objet | Données d'indexation
Les icônes de la colonne signalent des objets dans la liste de résultats comme suit :
Type |
Affiche l'icône de type, une icône par défaut pour le module ou une icône spécifique au type. Si l'objet a un catalogue d'icônes sous les champs de données d'indexation, l'icône correspondante s'affiche ici. |
Format de fichier |
Affiche le format de fichier sous forme d'icône et en détail sous forme d'info-bulle. Exemple : Word/docx Le format de fichier n'est pas affiché pour les documents de référence croisée. |
État de l'archivage |
Indique si un document est validé pour l'archivage ou s'il est déjà archivé. |
État d'accès |
Indique si le document peut être modifié et s'il existe des variantes. |
Liens |
Indique si le document est lié à d'autres. |
État de signature |
Indique si le document est signé. |
Notes de texte | Indique si l'objet a des notes. |
Annotations de l'aperçu | Indique si le document possède des annotations d'aperçu. |
Favoris | Indique si l'objet est marqué comme favori. |
Objet | Affiche la désignation du type d'objet. |
Ces colonnes statiques peuvent être sélectionnées via les paramètres (voir 'Volet 'Champs'').
Les autres colonnes affichent les données d'indexation. Déterminez vous-même pour chaque type d'objet quels champs des données d'indexation doivent être sélectionnés comme colonnes de liste. Pour les documents, vous pouvez choisir des champs des paramètres de base et des champs des données d'indexation des classeurs en tant que colonnes de liste. Pour les classeurs et les registres, vous pouvez sélectionner des champs des paramètres de base (voir 'Volet 'Champs'').
Les données des champs de tableau et des multi-champs ne peuvent pas être affichées.
Les champs du type d'objet peuvent également être sélectionnés dans la boîte de dialogue Afficher les champs de la liste de résultats. La boîte de dialogue peut être ouverte à l'aide du menu contextuel d'un objet dans la recherche d'objet.

Le nombre de résultats d’une liste de résultats peut être limité par l’administrateur. Si, pour cette raison, tous les résultats ne sont pas affichés, vous recevez un message correspondant dans la barre d'état de la liste de résultats.
Chaque utilisateur peut définir individuellement le nombre de résultats via les paramètres (voir 'Volet 'Mode de requête''), mais le nombre maximum de résultats est toujours le nombre spécifié par l'administrateur.

Pour obtenir une liste de résultats plus claire, vous pouvez définir des couleurs de fond alternées pour les lignes de la liste de résultats.
Vous pouvez sélectionner les colonnes. Ce paramètre est valable pour toutes listes de résultats et fenêtres de classeur.
Vous pouvez définir l'orientation du texte dans les colonnes à l'aide d'une liste de résultats. Pour ce faire, faites un clic droit sur l'en-tête de colonne et sélectionnez l'orientation de texte souhaitée dans le menu contextuel Alignement > : à gauche, au centre ou à droite.
Vous pouvez modifier la largeur des colonnes à l'aide de la souris.

En cliquant sur une colonne de la liste, celle-ci change de couleur et les éléments qu’elle contient sont placés par ordre alphabétique. Si vous cliquez de nouveau sur la même colonne, le tri s'inverse.
Utilisez les touches Ctrl+Maj pour sélectionner des colonnes de liste supplémentaires pour un tri supplémentaire. Les colonnes sont dotées d'un marquage.
Si vous ne définissez aucun tri, les objets des listes de résultats sont triés dans l'ordre classeur, registre, document. Les classeurs et les registres s'affichent par ordre alphabétique. Si la liste de résultats contient plusieurs classeurs ou registres avec des noms identiques, ils sont triés par l'ID classeur ou bien l'ID registre selon l'ordre croissant. Les documents sont triés selon les modules avec lesquels ils ont été créés (voir 'Modules') selon l'ordre suivant :
- Images en niveaux de gris
- Images en noir/blanc
- Images en couleurs
- Documents Windows
- Documents vidéo
- Documents d'e-mail
- Documents XML
- Documents conteneur
Si plusieurs documents dans la liste de résultats ont été créés avec le même module, ils sont triés par type d'objet. S'il y a plusieurs documents du même type d'objet, ils sont triés par l'ID document en ordre croissant.
Vous pouvez utiliser Ctrl+Maj+Clic pour sélectionner des colonnes supplémentaires pour le tri.

En utilisant le menu contextuel d'un titre de colonne, les colonnes à gauche jusqu'à la colonne actuelle de données d'indexation peuvent être fixées. Lors du défilement horizontal, seules les colonnes de droite défilent. Les fixations sont enregistrées avec la configuration des colonnes.

Vous pouvez agrandir ou rétrécir la taille de police dans les listes de résultats avec la combinaison Ctrl+Molette de souris. Vous pouvez également modifier la taille de police via le menu contextuel de l'en-tête de colonne d'une liste de résultats. Le paramètre de taille de la police est spécifique à l'utilisateur et est conservé après le redémarrage d'enaio® client.
Si vous sélectionnez Enregistrer la configuration des colonnes au moyen du menu contextuel de la ligne d'en-tête de tableau, les paramètres de groupement et la taille de police sont enregistrés aussi.
Recherche dans la liste de résultats
Utilisez le raccourci clavier Ctrl+F pour activer la recherche dans les listes de résultats. Si vous utilisez le raccourci, vous pouvez saisir un critère de recherche dans le champ Filtrer la liste au bas d'une liste de résultats. La liste de résultats est restreinte. Le critère de recherche ou les cellules contenant le terme recherché sont surlignés en couleur.
Affichage Rapport et affichage Quicklook
Au lieu d’afficher la liste de résultats de document sous forme de tableau dans l'affichage Rapport, vous pouvez également afficher la liste de résultats de document dans l'affichage Quicklook. Quicklook est un petit aperçu de la première page d’un document. Les Quicklooks ne sont disponibles que pour les documents image et pour les documents créés à l'aide d'applications Microsoft Office Lors de la création de types de document, l'administrateur peut déterminer si des Quicklooks peuvent être créés ou non.
Dans la barre d'état, vous pouvez choisir entre l'affichage Rapport ou l'affichage Quicklook.
Grouper des listes de résultats
Les résultats d'une liste de résultats peuvent être affichés de manière plus claire en groupant les listes de résultats.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête de la colonne par laquelle vous souhaitez grouper les résultats et sélectionnez dans le menu contextuel l'entrée Grouper. Les résultats sont groupés sur la base des entrées figurant dans cette colonne.
Vous pouvez regrouper la liste de résultats à plusieurs reprises en procédant de la même façon.

Le menu contextuel de l'en-tête de colonne permet d'afficher le volet de regroupement au-dessus de la liste de résultats. Le volet de regroupement affiche le groupement de colonnes de façon hiérarchique. Vous pouvez faire glisser les colonnes à grouper dans le volet de regroupement. Dans le volet de regroupement, vous pouvez modifier l'ordre du groupement en faisant glisser les en-têtes de colonne vers une nouvelle position.

L'en-tête de chaque section groupée contient le nombre d'éléments dans ce groupe, soit le nombre d'objets soit le nombre de groupes si vous avez effectué plusieurs regroupements. Si vous avez fait un regroupement sur la base de la taille des fichiers, les plages de taille s'affichent.
Vous pouvez ouvrir et fermer les regroupements en utilisant les icônes de flèche dans les en-têtes ou les touches +/- sur le pavé numérique de votre clavier. Pour une meilleure visibilité, vous pouvez définir des couleurs de fond alternées pour les lignes de la liste de résultats.
Le menu contextuel vous permet d'annuler les regroupements d'un seul ou de tous les en-têtes de colonne.

Si vous enregistrez les paramètres de liste de résultats au moyen de la fonction Sauvegarder la largeur de la colonne, les paramètres de regroupement sont enregistrés eux aussi.