Modifier les étapes de travail
Un modèle de workflow comprend plusieurs étapes de travail et diverses activités. Les étapes de travail peuvent être ouvertes et modifiées dans la boîte de réception Mes messages. Vous accédez à la boîte de réception
Mes messages via l’icône
Boîte de réception dans le menu principal.
Vous pouvez ouvrir une étape de travail marquée dans la boîte de réception Mes messages en double-cliquant dessus (enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau) ou en appuyant dessus (enaio® mobile) ou via le menu contextuel.
Ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris (enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau) ou en appuyant longuement sur l’écran (enaio® mobile).
Sur les smartphones, le menu contextuel est également accessible via l’icône Davantage d'actions sur chaque ligne.
Si vous ouvrez une étape de travail pour modification, celle-ci est automatiquement personnalisée par vous et est donc verrouillée pour les autres utilisateurs (voir Personnaliser les étapes de travail ou annuler les personnalisations).
Une étape de travail ouverte pour modification est composée d’un masque de workflow 'Feuille de données' et d’un dossier workflow. Elle peut également contenir des zones supplémentaires, telles qu’un journal de workflow ou une liste de processus. L’icône Flèche située dans l’en-tête permet de basculer entre les zones 'Feuille de données', 'Dossier', 'Journal', etc.

La 'Feuille de données' affiche le masque de workflow de l’étape de travail ouverte. Le masque contient divers champs modifiables et non modifiables. Il peut y avoir des restrictions et des exigences s’appliquant aux entrées dans les champs. Il est possible d’indexer les champs via des catalogues et des AddOns. Les scripts peuvent être exécutés à l’aide des boutons. Selon la configuration du workflow, l’apparence du masque de workflow peut varier d’un workflow à l’autre, ainsi que pour chaque étape de travail.

Le dossier contient les objets (documents, registres et classeurs, p. ex.) marqués au démarrage du workflow, créés au cours d’une étape de travail ou ajoutés à partir d’autres sources. Le dossier peut être modifié par chaque participant à chaque étape de travail. Il est divisé en un volet de travail et une zone d’information. Via le menu contextuel, vous pouvez déplacer ou supprimer des objets marqués entre le volet de travail et la zone d’information.
La zone d’information peut être masquée par l’administrateur, selon le modèle de workflow correspondant. La fonction permettant de déplacer des objets entre le volet de travail et la zone d’information n’est alors pas disponible (voir Propriétés du modèle ).

Dans un dossier ouvert, vous pouvez ajouter d’autres objets (documents, registres et classeurs, p. ex.) au dossier. Selon la configuration d’un modèle de workflow, il se peut que vous ne puissiez ajouter que certains types d’objet au dossier. Dans ce cas, seuls les types d’objet correspondants sont proposés pour la nouvelle création.
Avec l’aide d’Outlook Add-In for Drag & Drop dans enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau, vous avez la possibilité de faire glisser des e-mails depuis Microsoft Outlook et de les déposer dans un dossier workflow (enaio® mobile ne prend pas en charge la fonction glisser-déposer). Comme un nouvel objet doit d’abord être créé dans le dossier workflow pour cela, ce processus est décrit dans Pour créer de nouveaux documents et classeurs dans le dossier, procédez comme suit :.
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Passez du dossier ouvert à une liste d’objets (par exemple dans une liste de résultats, à un emplacement, dans la zone des favoris, dans l’historique).
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Sélectionnez l’objet souhaité dans la liste d’objets.
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Ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris (enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau) ou en appuyant longuement sur l’écran (enaio® mobile).
Sur les smartphones, le menu contextuel est également accessible via l’icône
Davantage d'actions sur chaque ligne.
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Copiez-le à l’aide de la fonction
Copier dans le menu contextuel.
L’objet marqué est copié dans le presse-papiers.
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Repassez de la liste d’objets au dossier ouvert.
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Cliquez ou appuyez longuement dans la zone vide du volet de travail ou dans la zone d’information et ouvrez le menu contextuel. Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel en cliquant sur l’icône
Davantage d'actions dans la barre de titre du volet de travail ou de la zone d’information.
Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d’information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d’information.
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Insérez l’objet copié dans le dossier à l’aide de la fonction
Insérer dans le menu contextuel.
L’objet copié est inséré du presse-papiers vers le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert.
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Complétez le traitement de l’étape de travail avec l’une des trois fonctions suivantes :
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Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône
Fermer, vous pouvez annuler la modification de l’étape de travail. Les modifications dans les zones de l’étape de travail ne sont pas enregistrées. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.
Toutes les modifications apportées aux objets dans le dossier sont immédiatement enregistrées et ne peuvent pas être restaurées en annulant une étape de travail.
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Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône
Enregistrer, les modifications sont enregistrées, l’étape de travail se ferme et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.
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Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône
Transférer, les modifications sont enregistrées, l’étape de travail se ferme et est transférée. L’étape de travail transférée est retirée de la liste des étapes de travail à modifier dans la boîte de réception Mes messages.
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Vous pouvez créer de nouveaux documents et classeurs dans un dossier ouvert, mais pas de registres. Selon la configuration d’un modèle de workflow, il se peut que vous ne puissiez créer que certains types d’objet dans le dossier. Dans ce cas, seuls les types d’objet correspondants sont proposés pour la nouvelle création.
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Ouvrez un dossier.
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Cliquez ou appuyez longuement dans la zone vide du volet de travail ou dans la zone d’information et ouvrez le menu contextuel. Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel en cliquant sur l’icône
Davantage d'actions dans la barre de titre du volet de travail ou de la zone d’information.
Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile :
Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d’information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d’information.
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Cliquez ou appuyez sur
Nouveau dans le menu contextuel.
Le menu de sélection avec les types de registre et de document disponibles s’ouvre.
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Dans le menu de sélection, sélectionnez d’abord l’armoire, puis le type d’objet souhaité dans le sous-menu qui s’ouvre.
Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :
Sur les smartphones, le menu de sélection des types d’objet est structuré différemment pour des raisons d’espace. Si vous marquez une armoire dans le menu de sélection, une liste des types d’objet disponibles s’ouvre en bas de votre écran.
Dans le volet de travail ou dans la zone d’information, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec une icône
Plus.
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Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Nouvelle création.
Les documents sans pages peuvent être enregistrés suite au remplissage du masque d’indexation.
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Ajoutez un document à la zone Ajouter du contenu. Les options suivantes sont disponibles :
Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :
Sur les smartphones, ouvrez la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône
Plus dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création.
Ajouter des fichiers à partir du système de fichier local
Dans la zone Ajouter du contenu, cliquez ou appuyez sur la zone avec l’icône
Plus. Dans le dialogue de sélection qui s’ouvre, sélectionnez un fichier dans le système de fichier local et chargez-le dans le système d’ordre enaio®.
Ajouter des documents à partir du stockage externe
Dans l’application de bureau d’enaio® webclient et dans enaio® mobile, vous pouvez également ajouter des documents issus du stockage externe à la zone Ajouter du contenu si vous avez classé au préalable ces documents dans le stockage externe. Si le stockage externe contient des documents, vous pouvez accéder à ces documents dans la zone Ajouter du contenu en cliquant ou en appuyant sur l’onglet Issu du stockage externe et en sélectionnant le document souhaité dans la liste des documents.
L’onglet Issu du stockage externe ne s’affiche que si le stockage externe contient des documents.
Consultez Transférer des documents au stockage externe pour savoir comment classer des documents dans le stockage externe.
Ajouter des fichiers à partir du système de fichier local par glisser-déposer
Dans enaio® webclient et dans l’application de bureau d’enaio® webclient, vous pouvez ajouter des documents issus du système de fichier local à la zone Ajouter du contenu par un simple glisser-déposer.
Ajouter des e-mails à partir de Microsoft Outlook par glisser-déposer
Dans enaio® webclient et dans enaio® webclient comme application de bureau, vous pouvez ajouter des e-mails de Microsoft Outlook à la zone Ajouter du contenu par glisser-déposer si vous avez installé Outlook Add-In for Drag & Drop.
L’installation du complément d’application peut être effectuée par votre administrateur et est décrite dans Package MSI Outlook Add-In for Drag & Drop
.
Ajouter des photos et vidéos de l’appareil photo
Dans enaio® mobile, pour les types d’objet qui autorisent les images, vous pouvez accéder à l’appareil photo ou au système de fichier local comme suit :
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Sur les appareils dotés du système d’exploitation Android, appuyez sur l’icône
Appareil photo ou l’icône
Classeur dans la zone Ajouter du contenu.
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Sur les appareils dotés du système d’exploitation iOS, appuyez sur la zone Ajouter du contenu.
Ajouter des fichiers directement à partir d’applications sur smartphone ou tablette
Dans enaio® mobile, vous pouvez charger des documents directement depuis vos applications sur smartphone ou tablette dans la zone Ajouter du contenu. Pour ce faire, passez du dialogue Nouvelle création à une application sur votre appareil. Créez ou sélectionnez un document. Utilisez la fonction Partager/Envoyer à de l’application et sélectionnez enaio® mobile comme application cible.
Le document est chargé et affiché dans la zone Ajouter du contenu sous forme d’aperçu miniature.
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Cliquez ou appuyez sur l’icône
Enregistrer dans le dialogue Nouvelle création.
Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :
Sur les smartphones, vous devez d’abord fermer la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône
Flèche dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création pour pouvoir appuyer sur l’icône
Enregistrer dans le dialogue Nouvelle création.
Le dialogue Nouvelle création se ferme.
Le document est inséré dans le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert.
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Complétez le traitement de l’étape de travail avec l’une des trois fonctions suivantes :
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Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône
Fermer, vous pouvez annuler la modification de l’étape de travail. Les modifications dans les zones de l’étape de travail ne sont pas enregistrées. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.
Toutes les modifications apportées aux objets dans le dossier sont immédiatement enregistrées et ne peuvent pas être restaurées en annulant une étape de travail.
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Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône
Enregistrer, les modifications sont enregistrées, l’étape de travail se ferme et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.
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Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône
Transférer, les modifications sont enregistrées, l’étape de travail se ferme et est transférée. L’étape de travail transférée est retirée de la liste des étapes de travail à modifier dans la boîte de réception Mes messages.
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Les documents créés dans un dossier workflow n’ont pas d’emplacement dans le système d’ordre enaio®. Ils sont identifiés par une icône Stockage de workflow dans le dossier. Bien qu’ils puissent être transmis à d’autres participants d’un workflow, ils ne peuvent pas être recherchés dans le système. Pour que ces documents puissent être recherchés, il faut leur attribuer un emplacement dans le système.
Les nouveaux classeurs créés dans un dossier workflow ont un emplacement dans le système et peuvent donc également être recherchés.
Dès que les objets du dossier workflow possèdent un emplacement dans enaio®, seuls les utilisateurs possédant les droits d’accès appropriés peuvent accéder à ces objets.

En fonction des spécifications d’un site et de vos droits, il se peut que vous ne puissiez ajouter que certains types d’objet à un emplacement. Votre administrateur vous fournira les informations à ce sujet.
Toutes les modifications apportées aux objets dans le dossier sont immédiatement enregistrées et ne peuvent pas être restaurées en annulant une étape de travail.
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Ouvrez un dossier.
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Dans le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert, marquez un document identifié par l’icône
Stockage de workflow.
Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d’information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d’information.
L’icône
Stockage de workflow ne s’affiche pas sur les smartphones.
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Ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris (enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau) ou en appuyant longuement sur l’écran (enaio® mobile).
Sur les smartphones, le menu contextuel est également accessible via l’icône
Davantage d'actions sur chaque ligne.
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Cliquez ou appuyez sur l’icône
Copier dans le menu contextuel.
L’objet marqué est copié dans le presse-papiers.
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Passez du dossier ouvert à l’emplacement où le document doit être classé.
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Au nouvel emplacement, cliquez ou appuyez longuement dans l’espace vide de la zone de contenu et ouvrez le menu contextuel. Vous pouvez également sélectionner un classeur ou un registre dans l’arborescence des registres du nouvel emplacement puis ouvrir le menu contextuel.
Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :
Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône
Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône
Flèche pour revenir à la zone de contenu.
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Cliquez ou appuyez sur l’icône
Insérer dans le menu contextuel.
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Si vous souhaitez attribuer un emplacement à un document typé, cliquez ou appuyez sur
Ajouter l'emplacement dans le sous-menu.
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Si vous souhaitez attribuer un emplacement à un document sans type, sélectionnez ensuite le type d’objet souhaité.
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Le document est inséré à l’emplacement souhaité dans la liste d’objets dans la zone de contenu.
L’icône Stockage de workflow du document dans le dossier est supprimée.
Le document peut être recherché.
Les objets avec lesquels un workflow a été démarré ne peuvent plus être supprimés du dossier ni déplacés entre le volet de travail et la zone d’information.

Selon le modèle de workflow, un workflow peut également contenir une zone 'Journal'. Toutes les étapes de travail d’un workflow sont consignées et visibles par tous les participants dans le journal. Outre la date, l'heure, le type d'activité et l'utilisateur responsable du processus, les résultats des activités 'Approbation' et 'Vote' des participants individuels sont enregistrés dans la colonne 'Journal'.
La zone 'Journal' peut être adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise et peut donc différer de cette description.

Selon le modèle de workflow, un workflow peut également contenir une zone 'Liste de processus'. La zone 'Liste de processus' contient diverses activités que vous pouvez lier à une liste de processus. Vous pouvez enregistrer ces listes de processus et les réutiliser comme modèles. Pour plus d’informations sur l’utilisation des listes de processus, consultez Workflow ad hoc.