Saisir des documents

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Les documents que vous saisissez doivent se trouver dans un classeur du type attribué et y être indexés. Des exigences supplémentaires peuvent découler des relations de type d'objet. Ainsi, il est par exemple possible que les documents d'un certain type doivent obligatoirement être placés dans des registres d'un type donné. De même, le nombre de documents pouvant être créés à un emplacement donné peut être limité.

Vous pouvez ajouter des documents à un classeur.

Vous pouvez ajouter des documents au stockage. Le stockage fait partie de votre volet de travail personnel. Il n’est pas concerné lors d'une requête de document. Vous pouvez aussi ajouter des documents au stockage sans les indexer. Vous ne pouvez toutefois déplacer des documents depuis le stockage dans les archives qu’après les avoir indexés.

Veuillez noter qu’actuellement, enaio® ne prend en charge que les fichiers avec une taille maximale de 4 Go et avec une extension de fichier de 10 caractères au maximum. Les extensions de fichier plus longues sont automatiquement raccourcies.

Types de document et données d'indexation

Vous devez attribuer un type aux documents que vous saisissez et indexez. Le type de document définit le masque d'indexation à remplir et le module à utiliser. Pour les types de document indépendants du module, vous sélectionnez un module après l'indexation.

Pour chaque type de document, vous pouvez définir si les données d'indexation récentes sont mises en cache et automatiquement insérées dans un nouveau masque d'indexation, et si les documents de ce type doivent être libérés pour l'archivage.

Vous pouvez définir ces paramètres dans la fenêtre Options. La fenêtre s'ouvre via l'entrée Options du menu contextuel du type de document dans la recherche d'objet.

Titre : enaio client

Pour les types de document Windows, vous pouvez également définir si ceux-ci doivent être ouverts en lecture seule après avoir double-cliqué dessus. Pour l’envoi externe, vous pouvez décider d’utiliser les données d'indexation comme désignation de fichier.

Vous pouvez attribuer la propriété 'Archivage approuvé' ou 'Archivage non approuvé' aux documents. Pour ce faire, vous avez besoin du rôle de système correspondant. Ensuite, l'administrateur les archive.

L'option Saisie de texte libre lors de l'enregistrement du document permet de saisir un texte court avant d'enregistrer le document, qui sera affiché dans l'historique.

Après avoir indexé le document, vous pouvez créer le document à l’aide du module qui lui est attribué.

Veuillez noter qu’actuellement, enaio® ne prend en charge que les fichiers avec une taille maximale de 4 Go et avec une extension de fichier de 10 caractères au maximum. Les extensions de fichier plus longues sont automatiquement raccourcies.