Verrouiller et archiver
Pour modifier en toute sécurité le contenu des documents dans enaio®, vous pouvez verrouiller un document et l’archiver à nouveau dans enaio® après l’avoir modifié. Le verrouillage et l’archivage sont utilisés pour éviter les conflits d’accès dans enaio® lors de la modification de documents si ceux-ci ont été téléchargés dans le système de fichier local.
Les fichiers document sont verrouillés via le menu contextuel à l’aide de la fonction Modifier le contenu (voir aussi Modifier le contenu du document). Les documents verrouillés sont marqués de différentes icônes d’état.

Les documents verrouillés sont marqués de l’une des icônes d’état suivantes dans les listes de résultats, à l’emplacement ou dans les boîtes de réception etc. :
|
Verrouillé par moi-même | Vous avez verrouillé le document afin de le modifier. Les autres utilisateurs ne peuvent pas en modifier le contenu, ils ne peuvent que l’afficher. Le document ne peut être archivé ou supprimé que par l’utilisateur qui le verrouille. |
|
Verrouillé par d’autres personnes | Un autre utilisateur a verrouillé le document afin de le modifier. Les autres utilisateurs ne peuvent pas en modifier le contenu, ils ne peuvent que l’afficher. Les documents verrouillés par d’autres utilisateurs ne peuvent être archivés ou supprimés que par l’utilisateur qui les verrouille. |
|
Variante active verrouillée par moi-même | Vous avez verrouillé la variante active d’un document afin de la modifier. Les autres utilisateurs ne peuvent pas en modifier le contenu, ils ne peuvent que l’afficher. Le document ne peut être archivé ou supprimé que par l’utilisateur qui le verrouille. |
|
Variante active verrouillée par d’autres personnes | Un autre utilisateur a verrouillé la variante active d’un document afin de la modifier. Les autres utilisateurs ne peuvent pas en modifier le contenu, ils ne peuvent que l’afficher. Les documents verrouillés par d’autres utilisateurs ne peuvent être archivés ou supprimés que par l’utilisateur qui les verrouille. |
Vous pouvez à nouveau charger les fichiers document téléchargés et modifiés via le menu contextuel à l’aide de la fonction Archiver. Cette procédure d’archivage est décrite dans Modifier le contenu du document.
Si les documents qui ont été verrouillés pour modification ont été supprimés entretemps dans le système de fichier local, un avertissement s’affiche lors de la tentative d’archivage et le dialogue Archiver le contenu s’ouvre. Vous avez maintenant la possibilité de télécharger un autre fichier pour archiver le document dans enaio®. Vous pouvez également quitter le dialogue Archiver le contenu.
Si vous ne voulez pas charger à nouveau le fichier document modifié ou que vous ne pouvez pas parce qu’il a été supprimé, vous pouvez utiliser la fonction Rejeter les modifications du menu contextuel pour archiver à nouveau le document dans son état initial.
Les documents ne peuvent être archivés que par l’utilisateur qui les a verrouillés.
Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® webclient comme application de bureau :
Si vous avez verrouillé des documents dans d’autres applications pour les modifier, vous ne pouvez les archiver à nouveau dans enaio® que s’ils sont fermés.
L’application de bureau d’enaio® webclient ne peut être fermée que si vous avez archivé à nouveau tous les documents verrouillés. Si des documents sont encore verrouillés au moment de la fermeture ou de la déconnexion de l’application de bureau d’enaio® webclient, l’utilisateur en est informé. Les options suivantes sont proposées à l’utilisateur dans un dialogue :
-
Annuler (la fermeture du client ou la déconnexion est annulée)
-
Archiver (tous les documents verrouillés sont archivés, toute modification éventuelle est appliquée)
-
Rejeter les modifications (tous les documents verrouillés sont archivés, toute modification éventuelle est rejetée)
Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile :
Dans enaio® mobile, vous pouvez également archiver des documents avec la fonction Partager ou Envoyer à des applications installées sur votre appareil mobile. Pour utiliser cette fonction, au moins un document doit être verrouillé. Si aucun document n’est verrouillé, vous pouvez uniquement transmettre le document partagé ou envoyé au stockage externe d’enaio® mobile.
Lors de l’archivage, assurez-vous que le type de document du document verrouillé est également compatible avec le format de fichier du document à archiver.
Ouvrez le document à archiver avec une application sur votre appareil mobile. Appelez la fonction Partager ou Envoyer à de l’application et sélectionnez enaio® mobile comme application cible. Les options suivantes vous sont proposées dans le dialogue qui suit :
-
Classer dans l’emplacement ouvert (crée un nouvel objet de document dans le système d’ordre enaio® si un emplacement est ouvert dans enaio® mobile).
-
Archiver le document modifié (une liste de tous les documents verrouillés est proposée pour l’archivage ; toute modification éventuelle est appliquée lors de l’archivage)
-
Enregistrer dans le stockage externe (transfère le document sélectionné dans le stockage externe d’enaio® mobile pour un stockage ultérieur dans le système d’ordre enaio®).
Archiver des documents via le stockage externe
Les documents que vous avez transférés à votre stockage externe personnel dans enaio® webclient comme application de bureau ou dans enaio® mobile peuvent également être archivés par vos soins via le stockage externe à l’aide de la fonction du menu contextuel Archiver comme document (voir Classer des documents du stockage externe).