Saisir des données
Système d'ordre enaio®
enaio® fournit une structure hiérarchique de types de classeur, de types de registre et de types de document destinée à permettre l'administration des documents. Cette structure facilitera grandement votre requête de document. L'administrateur définit les types de classeur, de registre et de document identifiés à l'aide de leurs masques d'indexation. Les masques d'indexation permettent de créer et d'indexer les classeurs et les registres. Vous pouvez les utiliser pour rechercher des documents dans les classeurs ou les registres, ou encore pour enregistrer des données dans les masques d'indexation.

Exemple : dans l’armoire Clients se trouvent les classeurs Clients, dans les données d'indexation desquels sont enregistrées les adresses des clients. Dans les classeurs, les documents spécifiques aux clients sont classés dans les registres spécifiques aux tâches.

Des types de classeur sont attribués aux types de registre. Ainsi, les registres d'un type particulier peuvent être uniquement placés dans les classeurs d'un type attribué. De même, des types de classeur sont aussi attribués aux types de document. Les documents d'un type donné se trouvent toujours dans un classeur du type attribué et éventuellement dans des registres.

En outre, l’administrateur peut déterminer des relations de type d'objet supplémentaires. Les relations de type d'objet permettent par exemple de spécifier que les documents d'un type donné peuvent uniquement être placés dans les registres du type attribué.

Un type de document est attribué aux documents. Le type de document définit le masque de requête à utiliser pour la recherche et les données d'indexation à enregistrer avec le document. Pour les documents, spécifiez s'ils doivent faire l'objet d'un archivage à valeur probante. L'administrateur exécute l'archivage à valeur probante.

Le type de document définit également le module utilisé par enaio®. Les modules sont des interfaces vers le logiciel et le matériel utilisés pour saisir et afficher des documents. Chaque type de document et chaque document possède une icône par défaut en fonction du type de module. L'administrateur peut également attribuer une icône différente à chaque type de document.
Les types de document peuvent être définis indépendamment des modules. Après l'indexation, il suffit de sélectionner le module avec lequel vous désirez créer le document.
Les modules suivants sont à votre disposition :
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Le module pour images en noir/blanc (p. ex. documents numérisés). |
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Le module pour images en couleurs (p. ex. photos). |
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Le module pour images en niveaux de gris (p. ex. radiographies). |
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Le module pour vidéos (p. ex. fichiers AVI ou MPEG). |
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Le module de documents Windows (p. ex. documents W). Les documents W sont créés dans des applications externes (p. ex. Microsoft Word). |
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Le module des e-mails. |
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Le module des documents XML. Les documents XML sont créés de façon administrative en important des données. |
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Le module pour des documents conteneur. Les documents conteneur permettent d'administrer plusieurs fichiers liés qui peuvent différer quant au type de fichier. |
Licences de module
Les modules doivent posséder une clé de licence. Si un module ne possède aucune licence sur votre poste de travail, les types de document et documents correspondants ne seront pas affichés. L'onglet ENAIO > Informations > Info permet d'obtenir une liste des modules pour lesquels une clé de licence est disponible sur votre poste de travail.