Historique des documents
À l'instar des classeurs et registres, l'historique d'un document enregistre les modifications apportées aux données d'indexation. Pour chaque type de document, l’administrateur détermine si les anciennes versions des données d'indexation peuvent être restaurées (voir 'Historique des classeurs et registres').
Les actions telles que la signature de documents, l’édition et la modification de documents ainsi que la prise de connaissance d’abonnements sont également consignées.
Pour ouvrir l’historique d'un document, utilisez la touche F11 ou le menu contextuel.
Pour ouvrir l'historique, vous avez besoin du droit d'accès 'Écrire les données d'indexation' pour le type d'objet et le rôle de système 'Ouvrir l'historique'.
Des rôles et des droits supplémentaires peuvent être requis dans l'historique.
Les événements suivants sont enregistrés dans l’historique :

Action | Description |
---|---|
Supprimé d’un emplacement | Cet objet a été supprimé d’un emplacement. |
Créé à partir d’une copie | Cet objet a été créé comme copie d’un autre objet. |
Infos sur l’utilisateur | Informations supplémentaires par l’utilisateur |
Le propriétaire de l’objet a changé | Le propriétaire de l’objet a changé. |
Document archivé | Le document a été archivé de manière conforme à la loi. Il n’est plus possible de le modifier. |
Document déplacé hors du stockage | Le document a figuré jusqu’à présent dans le stockage et se trouve maintenant dans un classeur ou un registre. |
Document désarchivé | Le document a été désarchivé. |
Document créé | Le document a été créé au moyen des fonctions du Client ou d’une importation. |
Document supprimé | Le document a été supprimé. |
Document déplacé | L’emplacement du document a été modifié. |
État du document modifié | L’état du document a été changé en 'Archivage non approuvé'. |
État du document modifié | L’état du document a été changé en 'Archivage approuvé'. |
Type de document modifié | Le type de document a été modifié. |
Signature électronique | Le document a été signé électroniquement. L’option d’affichage vous offre la possibilité de vérifier la signature électronique. |
Signature électronique | Un document signé électroniquement a obtenu une nouvelle signature. |
Partage créé | Ce document a été partagé pour être modifié ou affiché par d’autres utilisateurs. |
Partage modifié | Le partage pour ce document a été modifié. |
Partage supprimé | Le partage pour ce document a été supprimé. |
Données d'indexation modifiées | Les données d’indexation ou l’état de l’objet ont été modifiés par le biais des fonctions du Client ou d’une mise à jour via l’importation. |
Contenu remis | Le contenu du document a été lu, imprimé ou sorti ailleurs par l’utilisateur. La modification n’a pas été effectuée. |
Contenu modifié | Le contenu du document a été modifié par le biais des fonctions du client ou d’une mise à jour via l’importation. |
Prise de connaissance confirmée | L’utilisateur a pris connaissance du contenu de l’objet. |
Prise de connaissance par mot de passe confirmée | L’utilisateur a pris connaissance du contenu de l’objet. Cette prise de connaissance a été confirmée par la saisie d’un mot de passe. |
Nouvel emplacement ajouté | Un nouvel emplacement a été ajouté au document. |
Objet créé | L’objet indiqué a été créé au moyen des fonctions du Client ou d’une importation. |
Objet supprimé définitivement | L’objet a été supprimé et ne peut plus être restauré. |
Objet restauré | L’objet a été restauré à partir de la corbeille. |
Objet à supprimer pré-noté | L’objet a été déplacé vers la corbeille. |
Info sur l’objet | Saisie de journal depuis le business model. |
Classeurs regroupés | Les objets du classeur ont été rassemblés à partir d’un autre classeur. |
Classeurs regroupés | Les objets du classeur ont été déplacés vers un autre classeur. |
Registre déplacé | L’emplacement du registre a été modifié. |
Registres regroupés | Les objets du registre ont été rassemblés à partir d’un autre registre. |
Registres regroupés | Les objets du registre ont été déplacés vers un autre registre. |
Temps de rétention déterminé | Le temps de rétention a été déterminé lors de l’archivage ou lors de la prolongation du temps de rétention. |
Document signé supprimé | Le document signé a été supprimé. |
Requête SQL | Des données ont été consultées via SQL. |
Commande SQL | Des données ont été modifiées via SQL. |
État 'Variante active' modifié | L’état 'Variante active' a été modifié au sein de la gestion des variantes. |
Type ajouté à l’objet sans type | Un type d’objet a été attribué à un objet sans type. |
Variante activée | Le document a été défini en tant que variante active. |
Variante créée | Une variante pour ce document a été créée. |
Variante désactivée | L’état ’Variante active’ a été désactivé. |
Variante supprimée | Une variante du document a été supprimée. |
Lien résolu | Un lien existant vers un autre objet a été supprimé. |
Lien créé | Le document a été lié à un autre objet au moyen des notes. |
Version créée | Une version du document a été créée. |
Version supprimée | Une version du document a été supprimée. |
Requête texte intégral | L’ensemble des données a été consulté au moyen d’une requête en texte intégral. |
Annotation de l’aperçu créée | Une annotation de l’aperçu a été créée pour ce document. |
Annotation de l’aperçu modifiée | Une annotation de l’aperçu a été modifiée. |
Annotation de l’aperçu supprimée | Une annotation de l’aperçu a été supprimée. |
Autre variante créée | Une autre variante a été créée au sein de la gestion des variantes. |
Restauré à partir de la version | Le document a été restauré à partir de la version antérieure du document. |
Outre les versions de données d'indexation d'un document, l'administrateur peut aussi permettre l'enregistrement des versions de document. Vous pouvez alors ouvrir d’anciennes versions d’un document pour les consulter et les restaurer.
Dans l'historique, si vous sélectionnez une entrée avec l'action Contenu modifié, le bouton Affichage permet d'ouvrir la version en lecture seule du document avant de procéder à la modification.
Le bouton Restaurer permet de faire de la version du document avant modification la version actuelle du document. La version du document ne s’ouvre pas.
Il n’existe pas de versions des annotations sur les transparents. Les documents constitués de transparents avec des annotations s'affichent toujours avec les annotations de la version actuelle. Les versions de documents archivés ne peuvent pas être restaurées. Les documents sans type ne possèdent qu'une seule version.
La restauration et la modification d'anciennes versions de données d'indexation et la restauration d'anciennes versions de document sont également consignées dans l'historique.
Dans l'historique, si vous sélectionnez une entrée avec l'action Signature électronique, le bouton Affichage permet d'ouvrir la version de document signée et de vérifier la signature électronique (voir 'Apposer une signature électronique sur des documents').
Vous pouvez définir des filtres d'affichage pour l'historique (voir 'Historique des classeurs et registres').
Annotation de texte libre pour l'historique
Toutes les actions qui ont été effectuées dans un document sont consignées dans l'historique.
Lorsque vous archivez un fichier document, vous pouvez saisir une annotation de texte libre qui sera enregistrée et visible dans l'historique.
L'entrée d'action prévue pour l'annotation s'appelle Infos sur l'utilisateur et vous trouvez son contenu dans la colonne Info.
Lors de l'enregistrement, vous pouvez activer l'entrée de texte libre pour un type de document grâce aux options. La fenêtre s'ouvre via l'entrée Options du menu contextuel du type de document dans la recherche d'objet.
Si vous sélectionnez l'option Saisie de texte libre lors de l'enregistrement du document, une fenêtre d'éditeur de texte s'ouvre lors de l'archivage d'un fichier document de ce type.
Vous pouvez entrer un texte quelconque qui ne doit pas dépasser la longueur maximale de 248 caractères. Aucun formatage n'est possible.
Si vous cliquez sur Suivant, le texte est enregistré dans l'historique. Si vous ne saisissez aucun texte, aucune entrée d'action ne sera créée pour l'historique.
Lors de l'enregistrement automatique de fichiers document et lors de l'archivage de plusieurs fichiers document, la boîte de dialogue de texte libre ne s'affiche pas.