Requêtes sur les documents
Contrairement à la requête portant sur des classeurs et des registres, lors d'une requête portant sur des documents, vous pouvez travailler avec plusieurs masques de requête (voir 'Requêtes combinées').
Avant de démarrer une requête, vous pouvez faire déterminer le nombre de résultats dans le menu contextuel du masque de requête. Ainsi, vous pouvez vérifier si vos critères de recherche sont suffisamment précis pour obtenir une liste de résultats suffisamment claire.
Vous pouvez trier la liste de résultats.
Vous pouvez définir quels champs de la feuille de données doivent être utilisés en tant que colonnes de liste.
Types de classeur et types de document
Les documents se trouvent toujours dans un classeur. Si vous souhaitez rechercher un document, vous devez ouvrir le type de classeur dans lequel se trouve le document, dans la recherche d'objet. Vous ne pouvez pas effectuer une requête de document sur plusieurs types de classeur.
Les documents possèdent toujours un type de document. Une requête de document requiert également la sélection d'un type de document dans la recherche d'objet.

- Ouvrez la recherche d'objet.
- Ouvrez un type de classeur dans la recherche d'objet.
- Double-cliquez sur un type de document.
Le masque de requête du type de document s’ouvre.
- Complétez le masque de requête.
- Cliquez ensuite sur le bouton Démarrer la requête ou appuyez sur la touche ENTRÉE.
La liste de résultats de document s'ouvre.
Les fonctions suivantes se trouvent dans l'onglet du ruban DONNÉES D'INDEXATION :

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Ajouter Vous pouvez combiner des masques de requête (voir 'Requêtes combinées'). |
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Supprimer Si vous avez combiné des masques de requête, vous pouvez supprimer le masque de requête de l’onglet supérieur. |

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Exécuter Permet de démarrer la requête. |
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Déterminer le nombre Affiche le nombre de résultats correspondant à vos critères de recherche. |
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Enregistrer Permet d'enregistrer le masque de requête ou les masques de requête combinés sous forme de requête (voir 'Requêtes enregistrées'). |
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S'abonner à Permet de vous abonner à une requête (voir 'S'abonner à des requêtes'). |
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Réinitialiser Efface toutes les entrées dans les champs de l’onglet supérieur. |

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Mode expert Vous ouvrez le masque de requête en mode expert. Le mode expert permet de créer des conditions logiques pour une requête portant sur les données d'indexation des champs (voir 'Requêtes en mode expert'). |
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Variables Vous pouvez enregistrer une requête en tant que 'Requête avec variables' (voir 'Enregistrer une requête avec variables'). |
En sélectionnant comme mode de requête (voir 'Volet 'Mode de requête'') l'option Liste des classeurs, vous obtenez une liste des classeurs dans lesquels se trouvent les documents recherchés. En sélectionnant l’option Liste des registres, vous obtenez une liste des registres dans lesquels se trouvent les documents recherchés.
Types de document en texte intégral
Le masque de requête de types de document pour lesquels une indexation en texte intégral a été créée contient une zone supplémentaire pour la requête en texte intégral.
Dans la zone en texte intégral, vous pouvez entrer les termes qui doivent être recherchés dans l'index de texte intégral. Vous pouvez combiner logiquement des termes et utiliser des caractères génériques (voir 'Recherche en texte intégral - Combinaisons et caractères génériques').
Cliquez sur Aide dans la zone Texte intégral afin d'ouvrir la description des combinaison des critères de recherche et des caractères génériques. |
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La requête par les données d'indexation et la requête par l'index de texte intégral peuvent être combinées logiquement par ET.
En fonction de la configuration, l'index de texte intégral peut contenir tous les termes tirés des documents, tous les termes tirés des données d'indexation des documents, ou les deux.
Listes de résultats de document
La liste de résultats de document s'ouvre dans la fenêtre de résultats.
La zone 'Fenêtre de résultats' de la boîte de dialogue des paramètres permet d'afficher et de masquer les lignes de séparation. Le nombre de résultats sélectionnés et le total des résultats s'affichent dans la barre d'état. À droite dans la boîte de dialogue, vous trouvez un bouton qui permet d'enregistrer la position de la fenêtre.

Les documents trouvés s'affichent dans une liste. Dans la barre d'état, vous pouvez choisir entre l'affichage Rapport ou Quicklook.
Pour l'affichage Rapport, vous pouvez sélectionner les colonnes de liste depuis les champs du masque d'indexation de document, du masque d'indexation de classeur et depuis les paramètres de base. Le tri de la liste et la largeur des colonnes de liste peuvent être modifiés avec la souris (voir 'Paramètres de la liste de résultats').

Vous pouvez grouper la liste de résultats (voir 'Grouper des listes de résultats').
Les documents de la liste de résultats peuvent être munis des icônes d’archivage suivantes :
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Le document est approuvé pour l'archivage et sera archivé à valeur probante au cours du prochain archivage. |
(aucune icône) |
Le document est archivé à valeur probante. |
![]() |
Le document n'est pas approuvé pour l'archivage et ne sera pas archivé à valeur probante au cours du prochain archivage. |
![]() |
Le document ne contient pas de pages, seulement les données d'indexation. |
![]() |
Le document est géré comme document de référence pour tous les types. Il peut être ouvert, mais pour le modifier, il faut accéder à son emplacement d'origine. |
Les documents peuvent en outre être munis d’une des icônes suivantes pour le statut d'accès :
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Un autre utilisateur est en train de modifier le document. Vous pouvez seulement ouvrir une copie de ce document. |
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Vous modifiez le document. Vous devez archiver les documents W à nouveau. Une fois classés, les autres types de document sont automatiquement archivés. |
![]() |
Le document a été sorti du classement. Vous pouvez seulement ouvrir une copie de ce document. Les documents peuvent être sortis du classement et renvoyés par des programmes externes. Tant qu'ils sont sortis du classement, ils peuvent être ouverts dans enaio® mais ils ne peuvent pas être modifiés. |
Le statut signature peut être muni de l'icône suivante :
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La version actuelle du document est munie d'une signature. |
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Une version antérieure du document est signée. |
Les documents W peuvent être munis de l'icône suivante :
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Il existe différentes variantes de ce document (voir 'Variantes de documents Windows'). |
Les fonctions de l'onglet du ruban RÉSULTATS et du menu contextuel correspondent à celles de la liste de résultats des classeurs (voir 'Liste de résultats de classeur').
Fenêtre d’affichage de documents
Si vous ouvrez un document image d'une liste de résultats ou d'une fenêtre de classeur au moyen du bouton Ouvrir ou en le double-cliquant, le document s’ouvre dans la fenêtre d’affichage de documents.
Les documents W s’ouvrent dans le programme W correspondant, les e-mails dans une fenêtre d’e-mail (voir 'Traiter des e-mails'), les vidéos dans une fenêtre prévue pour les vidéos où ils peuvent être lus (voir 'Modifier des documents vidéo'). Les documents XML s'affichent dans une fenêtre de navigateur, s'il s'agit des documents conteneur, vous devez déterminer si le conteneur doit être ouvert ou si seulement le contenu doit être extrait (voir 'Modifier des documents conteneur').
Si des documents sont sans pages, la feuille de données s’ouvre avec les données d'indexation.
Vous pouvez, tout comme l’administrateur, installer un boîte de dialogue de confirmation avant l’ouverture des documents de grande taille (voir 'Volet 'Confirmer'').
La taille et la position de la fenêtre d'affichage des documents peuvent être modifiées avec la souris.
Onglets OBJET et APERÇU DE L'IMAGE
Deux onglets de ruban sont disponibles pour un document image ouvert : OBJET et APERÇU DE L'IMAGE.
Dans l'onglet de ruban OBJET, vous trouverez toutes les fonctions également disponibles pour les classeurs (voir 'Liste de résultats de classeur').
Dans l'onglet de ruban APERÇU DE L'IMAGE, vous trouverez toutes les fonctions importantes pour les images et pourrez y régler les paramètres de base de la fenêtre d'affichage des documents. Les paramètres de base personnalisés sont enregistrés pour chaque type de document.

- Ouvrez un document image dans la fenêtre d’affichage de documents.
- Sélectionnez l'entrée Paramètres dans l'onglet de ruban APERÇU DE L'IMAGE.
La fenêtre Paramètres de base s'ouvre.
Dans la zone Taille d'image, vous pouvez entrer les valeurs pour la taille de la fenêtre d’affichage par rapport à la fenêtre de programme.
Comme affichage, vous pouvez sélectionner une valeur pour la taille du document depuis de la liste.
Pour un type de document en noir/blanc, vous pouvez sélectionner l’option Niveaux de gris. Les images s'affichent alors lissées par des niveaux de gris.
Si vous avez choisi une valeur exprimée en pourcentage dans le champ Affichage, l’option Ajuster toujours vous permet d’adapter la taille de la fenêtre d’affichage à la taille d’affichage sélectionnée. Le mode Ancrer permet de garder le paramètre de taille de la page pour feuilleter.
Avec la touche Ctrl et la roulette de la souris, vous pouvez agrandir et réduire le document affiché.
Vous pouvez sélectionner Afficher toujours l'aperçu de la page et indiquer la qualité et la taille de l'aperçu.
La zone Mode d'affichage permet de sélectionner une option pour la fonction de la souris. L’option Déplacer vous permet de déplacer une partie d’un document dans la fenêtre d’affichage en vous servant de la souris. L'option Agrandir vous permet de sélectionner un extrait rectangulaire du document et de l’agrandir.
L’option Multidocument vous permet de passer de la dernière page d’un document à la première page du prochain document image grâce au bouton Feuilleter.
La zone Sensibilité de la molette de la souris vous permet d'indiquer de combien de pixels l'image doit être déplacée lorsque vous tournez la roulette de la souris d'un cran. - Cliquez sur Reprendre pour reprendre les paramètres de base.
Chaque document du même type s’ouvre en conséquence dans la fenêtre d’affichage.
En fonction du module attribué, vous trouvez les différentes possibilités d’affichage dans la fenêtre d’affichage de documents.
L'onglet de ruban APERÇU DE L'IMAGE contient les boutons suivants :

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Précédente Permet de revenir à la page précédente du document image. |
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Suivante Permet d'aller à la page suivante du document image. |
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Première Permet d'accéder à la première page d'un document contenant plusieurs pages. Si vous avez sélectionné l'option Multidocument, vous pouvez passer de la première page d’un document à la dernière page du document précédent dans une liste de résultats. |
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Dernière Permet d'accéder à la dernière page d'un document contenant plusieurs pages. Si vous avez sélectionné l'option Multidocument, vous pouvez passer de la dernière page d’un document à la première page du document suivant dans une liste de résultats. |
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Aller à... Sélection d'une page au moyen de la liste affichée (dans un document de plusieurs pages). |
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Exporter Vous exportez les données d'indexation (voir 'Exporter des données d'indexation'). |
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Envoyer en tant qu'e-mail Permet d'envoyer la page actuelle ou plusieurs pages au format d'origine ou en PDF. Si vous envoyez plusieurs pages, vous pouvez spécifier la plage de pages à envoyer.
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Reconnaissance de texte Vous pouvez choisir si la page actuelle ou le document entier doivent être envoyés à la reconnaissance optique de caractères. |

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Tourner à droite Rotation du document affiché de 90°. |
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Tourner à gauche Rotation du document affiché de 90°. |
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Inverser Vous inversez les couleurs de l’image. |
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Contraste Vous pouvez modifier le contraste de l’image en déplaçant un curseur ou en entrant une valeur en pour cent. |
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Luminosité Vous pouvez modifier la luminosité de l’image en déplaçant un curseur ou en entrant une valeur en pour cent. |
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Correction gamma La correction Gamma corrige des erreurs d'affichage dues à l'affichage d'images à l'écran. La correction Gamma permet de corriger la luminosité mais n'est pas linéaire comme dans le paramètre Luminosité. |
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Conversion en nuances de gris Les images en couleurs peuvent être affichées sous forme d'images en gris. Le nombre de niveaux de gris utilisés dépend de la profondeur de la couleur de l’image et des paramètres d’affichage de votre ordinateur. |
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Contraste de l'histogramme Utilisez le contraste de l'histogramme pour modifier le contraste de l'image. Ici, le point de départ pour la modification du contraste n'est pas la luminosité moyenne (par exemple, 127 pour une image couleur de 256) mais une valeur automatiquement déterminée via les données d'image. Vous pouvez modifier l'intensité du contraste en déplaçant un curseur ou en entrant une valeur en pourcentage. |
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Adaptation de l'histogramme L'adaptation de l'histogramme est également un changement de contraste. Comme pour l’option de contraste d’histogramme, une valeur moyenne est automatiquement calculée à partir des données d’image. L’intensité de l’ajustement du contraste est également automatiquement calculée à partir des données d’image et est non linéaire. Elle prend davantage en compte la répartition des valeurs de luminosité dans l’image. |
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Ancrer Si vous effectuez une rotation d'une page d'un document ou si vous l'agrandissez, les autres pages du document s'affichent en conséquence. |

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Agrandir Agrandit l'affichage dans la fenêtre. |
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Réduire Réduit l'affichage dans la fenêtre. |
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Largeur de la fenêtre Vous adaptez la grandeur l'affichage de la page à la largeur de la fenêtre d’affichage. |
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Ajuster Vous ajustez la page dans la fenêtre d'affichage. |

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Sélection Appuyez longuement sur le bouton de la souris pour sélectionner une zone d'image puis copiez la zone dans le presse-papiers en appuyant sur Ctrl+C. Les modes de sélection, de zoom et de déplacement peuvent uniquement être activés les uns après les autres. |
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Agrandir En maintenant la touche de la souris enfoncée, vous pouvez délimiter un rectangle dont le contenu est agrandi jusqu’à occuper toute la fenêtre. |
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Déplacer Appuyez longuement sur le bouton de la souris pour déplacer le document dans la fenêtre. |
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Reconnaître Vous activez le mode de reconnaissance optique de caractères (voir 'Reconnaissance optique de caractères'). |

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Annotations Vous ouvrez la fenêtre d'annotations du document. Vous pouvez y créer des transparents, les modifier, les afficher, les masquer ou les supprimer (voir 'Annotations sur les transparents'). |
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Pages L’aperçu de page affiche des présentations miniaturisées des pages d’un document dans le bord gauche de la fenêtre d’affichage de documents. |
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Aperçu Dans la fenêtre d'aperçu, un cadre s'affiche dans l'affichage réduit du document correspondant (pour les documents de plusieurs pages, la page correspondante) qui comprend l'extrait du document figurant dans la fenêtre d'affichage. Si le cadre ne comprend pas le document entier ou la page entière, celui-ci peut être déplacé au moyen de la souris, comme avec le mode de déplacement. L'affichage s'adapte en conséquence. |
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Animer Les images du document s'affichent successivement. |
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Propriétés Vous ouvrez une liste contenant des informations à propos du document affiché, par exemple la taille de fichier et la méthode de compression. |
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Paramètres Vous spécifiez les paramètres de base de la fenêtre d'affichage de documents. |
Le menu contextuel optimisé contient uniquement les fonctions les plus fréquemment utilisées. Si vous n'utilisez aucun menu optimisé, des fonctions supplémentaires de l'onglet de ruban s'affichent dans le menu contextuel (voir 'Volet 'Volet de travail'').
La plupart de ces fonctions disposent d’un raccourci-clavier (voir 'Plan du clavier pour l'affichage d'images').
Vous avez besoin d'une clé de licence pour les fonctions. Si vous ne pouvez pas accéder à une fonction, adressez-vous à votre administrateur.
Reconnaissance optique de caractères
Si la reconnaissance optique de caractères est installée sur enaio® server, vous pouvez :
- reconnaître le document,
- reconnaître la page,
- reconnaître un extrait de la page actuelle.
Le document entier, la page actuelle ou la section sont envoyés à la reconnaissance optique de caractères. Les paramètres (voir 'Volet 'OCR zonal'') permettent de prédéfinir les langues de la reconnaissance optique de caractères. Le texte identifié est copié vers le presse-papiers. Vous pouvez coller le texte du presse-papiers vers n'importe quel emplacement à l'aide de la combinaison Ctrl+V.
Si vous avez sélectionné l'option Ouvrir les données d'indexation après l'OCR via vos paramètres (voir 'Général'), la feuille de données sera ouverte après la reconnaissance. Vous pouvez coller le contenu du presse-papiers dans un champ de données d'indexation.
Les entrées du menu contextuel vous permettent de transférer le document ou la page actuelle vers la reconnaissance optique de caractères. En appuyant sur les touches Ctrl+Maj, vous pouvez modifier le paramètre de langue pour la reconnaissance actuelle.
Si vous désirez faire reconnaître un extrait de la page actuelle, passez en mode OCR :
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Cliquez sur le bouton Reconnaître.
En appuyant sur les touches Ctrl+Maj, vous pouvez modifier le paramètre de langue pour la reconnaissance d'extrait actuelle. - En maintenant enfoncée la touche de la souris, vous pouvez tracer un rectangle sur la zone concernée.
La zone sélectionnée est soumise à la reconnaissance optique de caractères et le texte identifié est copié dans le presse-papiers.
Affichage de documents XML
Les documents XML sont créés par importation de données. Vous ne pouvez modifier que les données d'indexation.
L’administrateur attribue à chaque type de document XML une ou plusieurs feuilles de style.
Lorsque vous ouvrez un document XML, celui-ci s’affiche avec la feuille de style prédéfinie.
La liste des feuilles de style attribuées dans l'onglet de ruban Document XML vous permet de sélectionner une autre feuille de style.
Le bouton Sélectionner la feuille de style vous permet de sélectionner une feuille de style pour l’affichage dans une boîte de dialogue de sélection de fichier.
Les boutons flèche vous permettent d’ouvrir le document se trouvant avant ou après le document affiché dans la liste de résultats ou dans la fenêtre de classeur.