Envoyer des objets en tant que pièces jointes d'e-mail
Vous pouvez envoyer des classeurs, registres et documents en tant que pièces jointes d'e-mail. Les documents peuvent être envoyés en tant que référence interne ou au format de fichier utilisé. Le destinataire ne peut afficher les objets sous forme de référence interne que si enaio® client est installé sur son poste de travail. Les classeurs et les registres ne peuvent être envoyés que sous forme de référence interne.
L'envoi d'un document en tant que référence interne à partir du stockage de l'utilisateur n'est pas pris en charge. Pour envoyer des documents, vous devez d'abord les enregistrer dans une zone à laquelle les destinataires ont accès.

- Ouvrez une liste de résultats ou une fenêtre de classeur.
- Sélectionnez un ou plusieurs objets et ouvrez le menu contextuel par un clic droit de la souris.
- Cliquez sur le bouton E-mail et sélectionnez l'une des options suivantes :
- Référence
Les objets sélectionnés sont joints en tant que référence interne. - Contenu
Les objets sélectionnés sont joints dans le format de fichier utilisé. - Contenu (Zip)
Les documents sélectionnés sont compressés, le fichier ZIP compressé est joint. - Contenu (Zip protégé)
Vous entrez également un mot de passe pour protéger le fichier ZIP. Le destinataire a besoin de ce mot de passe pour ouvrir le fichier ZIP. - Contenu (PDF)
Les documents sélectionnés sont joints sous forme de fichiers PDF. Si un objet ne peut pas être enregistré au format PDF, le fichier d'origine est joint.
- Référence
- Entrez l’adresse du destinataire et l'objet dans la fenêtre d’e-mail.
- Envoyez les objets.
Les objets sont envoyés en tant que référence interne ou au format de fichier utilisé.
Si enaio® client est installé sur le poste de travail, la référence interne peut être ouverte en cliquant deux fois dessus. Si vous appuyez sur la touche Ctrl pour les documents, si nécessaire jusqu'au démarrage de enaio® client, le document s'ouvre en lecture seule. Si vous appuyez sur Maj, les données d'indexation s'ouvrent. Si vous appuyez sur Ctrl+Maj, l'emplacement s'ouvre.
Le destinataire d'une référence interne a besoin des droits correspondants relatifs au type de document pour ouvrir le document.
Lorsque vous envoyez un objet, vous pouvez utiliser la fenêtre Options pour définir si les données d'indexation ou la référence sont utilisées comme désignation pour le fichier. La fenêtre s'ouvre via l'entrée Options du menu contextuel du type de document dans la recherche d'objet. Si vous sélectionnez l'option Utiliser l'indexation pour l'envoi externe, les données d'indexation sont utilisées comme nom pour le fichier. La longueur est limitée à 100 caractères. Les caractères identifiés comme non valides par le système d'exploitation seront supprimés. Si l'on a attribué plus d’un fichier à un document, un compteur s'y ajoute dès le second fichier. Vous définissez les entrées à utiliser dans le volet Champs > Envoyer des Paramètres.
Les fonctions demeurent également disponibles dans le menu contextuel.
Utilisez l'entrée Presse-papiers pour copier dans le presse-papiers une référence interne à un objet ou un document au format d'origine ou sa version PDF. Vous pouvez l'insérer ensuite dans des applications, par exemple dans une fenêtre e-mail.
Les objets peuvent être placés dans le porte-documents Favoris et dans le dossier d'un workflow.