Historique des documents

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À l'instar des classeurs et registres, l'historique d'un document enregistre les modifications apportées aux données d'indexation. Pour chaque type de document, l’administrateur détermine si les anciennes versions des données d'indexation peuvent être restaurées (voir 'Historique des classeurs et registres').

Les actions telles que la signature de documents, l’édition et la modification de documents ainsi que la prise de connaissance d’abonnements sont également consignées.

Pour ouvrir l’historique d'un document, utilisez la touche F11 ou le menu contextuel.

Pour ouvrir l'historique, vous avez besoin du droit d'accès 'Écrire les données d'indexation' pour le type d'objet et le rôle de système 'Ouvrir l'historique'.
Des rôles et des droits supplémentaires peuvent être requis dans l'historique.

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Les événements suivants sont enregistrés dans l’historique :

Outre les versions de données d'indexation d'un document, l'administrateur peut aussi permettre l'enregistrement des versions de document. Vous pouvez alors ouvrir d’anciennes versions d’un document pour les consulter et les restaurer.

Dans l'historique, si vous sélectionnez une entrée avec l'action Contenu modifié, le bouton Affichage permet d'ouvrir la version en lecture seule du document avant de procéder à la modification.

Le bouton Restaurer permet de faire de la version du document avant modification la version actuelle du document. La version du document ne s’ouvre pas.

Il n’existe pas de versions des annotations sur les transparents. Les documents constitués de transparents avec des annotations s'affichent toujours avec les annotations de la version actuelle. Les versions de documents archivés ne peuvent pas être restaurées. Les documents sans type ne possèdent qu'une seule version.

La restauration et la modification d'anciennes versions de données d'indexation et la restauration d'anciennes versions de document sont également consignées dans l'historique.

Dans l'historique, si vous sélectionnez une entrée avec l'action Signature électronique, le bouton Affichage permet d'ouvrir la version de document signée et de vérifier la signature électronique (voir 'Apposer une signature électronique sur des documents').

Vous pouvez définir des filtres d'affichage pour l'historique (voir 'Historique des classeurs et registres').

Annotation de texte libre pour l'historique

Toutes les actions qui ont été effectuées dans un document sont consignées dans l'historique.

Lorsque vous archivez un fichier document, vous pouvez saisir une annotation de texte libre qui sera enregistrée et visible dans l'historique.

L'entrée d'action prévue pour l'annotation s'appelle Infos sur l'utilisateur et vous trouvez son contenu dans la colonne Info.

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Lors de l'enregistrement, vous pouvez activer l'entrée de texte libre pour un type de document grâce aux options. La fenêtre s'ouvre via l'entrée Options du menu contextuel du type de document dans la recherche d'objet.

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Si vous sélectionnez l'option Saisie de texte libre lors de l'enregistrement du document, une fenêtre d'éditeur de texte s'ouvre lors de l'archivage d'un fichier document de ce type.

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Vous pouvez entrer un texte quelconque qui ne doit pas dépasser la longueur maximale de 248 caractères. Aucun formatage n'est possible.

Si vous cliquez sur Suivant, le texte est enregistré dans l'historique. Si vous ne saisissez aucun texte, aucune entrée d'action ne sera créée pour l'historique.

Lors de l'enregistrement automatique de fichiers document et lors de l'archivage de plusieurs fichiers document, la boîte de dialogue de texte libre ne s'affiche pas.