Saisir des documents
Les documents que vous saisissez doivent se trouver dans un classeur du type attribué et y être indexés. Des exigences supplémentaires peuvent découler des relations de type d'objet. Ainsi, il est par exemple possible que les documents d'un certain type doivent obligatoirement être placés dans des registres d'un type donné. De même, le nombre de documents pouvant être créés à un emplacement donné peut être limité.
Vous pouvez ajouter des documents à un classeur.
Vous pouvez ajouter des documents au stockage. Le stockage fait partie de votre volet de travail personnel. Il n’est pas concerné lors d'une requête de document. Vous pouvez aussi ajouter des documents au stockage sans les indexer. Vous ne pouvez toutefois déplacer des documents depuis le stockage dans les archives qu’après les avoir indexés.
Veuillez noter qu’actuellement, enaio® ne prend en charge que les fichiers avec une taille maximale de 4 Go et avec une extension de fichier de 10 caractères au maximum. Les extensions de fichier plus longues sont automatiquement raccourcies.
Types de document et données d'indexation
Vous devez attribuer un type aux documents que vous saisissez et indexez. Le type de document définit le masque d'indexation à remplir et le module à utiliser. Pour les types de document indépendants du module, vous sélectionnez un module après l'indexation.
Pour chaque type de document, vous pouvez définir si les données d'indexation récentes sont mises en cache et automatiquement insérées dans un nouveau masque d'indexation, et si les documents de ce type doivent être libérés pour l'archivage.
Vous pouvez définir ces paramètres dans la fenêtre Options. La fenêtre s'ouvre via l'entrée Options du menu contextuel du type de document dans la recherche d'objet.
Pour les types de document Windows, vous pouvez également définir si ceux-ci doivent être ouverts en lecture seule après avoir double-cliqué dessus. Pour l’envoi externe, vous pouvez décider d’utiliser les données d'indexation comme désignation de fichier.
Vous pouvez attribuer la propriété 'Archivage approuvé' ou 'Archivage non approuvé' aux documents. Pour ce faire, vous avez besoin du rôle de système correspondant. Ensuite, l'administrateur les archive.
L'option Saisie de texte libre lors de l'enregistrement du document permet de saisir un texte court avant d'enregistrer le document, qui sera affiché dans l'historique.
Après avoir indexé le document, vous pouvez créer le document à l’aide du module qui lui est attribué.

Les documents sans page ne comprennent que les données d'indexation (voir 'Documents sans page').
Vous pouvez copier des e-mails depuis la boîte de réception vers un classeur ou un registre (voir 'E-mails').
Depuis les applications Windows, vous pouvez directement transférer des documents vers enaio®, à l'aide des fonctions d'un complément d'application.
Les documents XML sont créés via l'importation de données.
S'il s'agit des documents conteneur, vous pouvez regrouper des fichiers du système de fichier dans un conteneur, sans limite quant au type et au nombre (voir 'Module conteneur').

Les fichiers disponibles peuvent être repris par glisser-déposer. Indiquez ensuite auquel type de document doit être attribué le fichier et vous indexez le document au moyen du masque d'indexation spécifique au type. Vous recevez un message correspondant si, pour des questions de format, il n’est pas possible de reprendre un fichier.

La commande Coller Ctrl+V permet également de copier directement des graphiques du presse-papiers vers un classeur, un registre ou vers le stockage et de les définir en tant que nouveau document. Tout comme avec la fonction de glisser-déposer, sélectionnez un type d'objet dans la boîte de dialogue de sélection en fonction du format du graphique. La copie directe à partir du presse-papiers facilite, par exemple, le travail avec des photos ou permet de copier des images directement à partir de boîtes de dialogue de numérisation ou d'applications graphiques et de les configurer en tant que nouveau document dans enaio®.

Si vous déplacez un lien d'un document depuis un navigateur Internet sur une fenêtre de classeur, la cible est reprise. Vous pouvez glisser-déposer les fichiers JPEG affichés dans le navigateur directement dans la fenêtre d'un classeur.

Pour la reprise de documents existants, l'administrateur peut effectuer une comparaison avec des documents déjà existants. Dans le cas des documents W, il peut effectuer une comparaison avec la variante active au sein de la gestion des variantes. Ainsi, vous pouvez empêcher qu'un document ne soit repris plusieurs fois par mégarde.
La comparaison par le biais de la valeur de hachage est très fiable. Il peut toutefois arriver que deux documents ayant une valeur de hachage similaire ne soient pas identiques. C'est pourquoi vous pouvez activer une vérification bit.
Si vous voulez afficher une liste des documents identiques, ceux-ci sont regroupés dans un porte-documents (voir 'Porte-documents').
Veuillez noter qu’actuellement, enaio® ne prend en charge que les fichiers avec une taille maximale de 4 Go et avec une extension de fichier de 10 caractères au maximum. Les extensions de fichier plus longues sont automatiquement raccourcies.