Historique des classeurs et registres
Les modifications apportées aux données d'indexation sont consignées dans l'historique du classeur et du registre. Pour chaque type, l'administrateur peut déterminer si les anciennes versions de données d'indexation peuvent être restaurées ou non.
L'enregistrement des versions de données d'indexation peut être activé de façon générale pour le type d'objet ou être activé/désactivé pour chaque objet du type d'objet. Vous activez ou désactivez l'historique d'indexation d'un objet à l'aide de la boîte de dialogue Propriétés.
Pour ouvrir l'historique, vous avez besoin du droit d'accès 'Écrire les données d'indexation' pour le type d'objet et le rôle de système 'Ouvrir l'historique'.
Des rôles et des droits supplémentaires peuvent être requis dans l'historique.
Pour ouvrir l’historique d'un objet, utilisez la touche F11 ou le menu contextuel. Les événements suivants sont enregistrés dans l’historique :

Action | Description |
---|---|
Supprimé d’un emplacement | Cet objet a été supprimé d’un emplacement. |
Créé à partir d’une copie | Cet objet a été créé comme copie d’un autre objet. |
Infos sur l’utilisateur | Informations supplémentaires par l’utilisateur |
Le propriétaire de l’objet a changé | Le propriétaire de l’objet a changé. |
Document archivé | Le document a été archivé de manière conforme à la loi. Il n’est plus possible de le modifier. |
Document déplacé hors du stockage | Le document a figuré jusqu’à présent dans le stockage et se trouve maintenant dans un classeur ou un registre. |
Document désarchivé | Le document a été désarchivé. |
Document créé | Le document a été créé au moyen des fonctions du Client ou d’une importation. |
Document supprimé | Le document a été supprimé. |
Document déplacé | L’emplacement du document a été modifié. |
État du document modifié | L’état du document a été changé en 'Archivage non approuvé'. |
État du document modifié | L’état du document a été changé en 'Archivage approuvé'. |
Type de document modifié | Le type de document a été modifié. |
Signature électronique | Le document a été signé électroniquement. L’option d’affichage vous offre la possibilité de vérifier la signature électronique. |
Signature électronique | Un document signé électroniquement a obtenu une nouvelle signature. |
Partage créé | Ce document a été partagé pour être modifié ou affiché par d’autres utilisateurs. |
Partage modifié | Le partage pour ce document a été modifié. |
Partage supprimé | Le partage pour ce document a été supprimé. |
Données d'indexation modifiées | Les données d’indexation ou l’état de l’objet ont été modifiés par le biais des fonctions du Client ou d’une mise à jour via l’importation. |
Contenu remis | Le contenu du document a été lu, imprimé ou sorti ailleurs par l’utilisateur. La modification n’a pas été effectuée. |
Contenu modifié | Le contenu du document a été modifié par le biais des fonctions du client ou d’une mise à jour via l’importation. |
Prise de connaissance confirmée | L’utilisateur a pris connaissance du contenu de l’objet. |
Prise de connaissance par mot de passe confirmée | L’utilisateur a pris connaissance du contenu de l’objet. Cette prise de connaissance a été confirmée par la saisie d’un mot de passe. |
Nouvel emplacement ajouté | Un nouvel emplacement a été ajouté au document. |
Objet créé | L’objet indiqué a été créé au moyen des fonctions du Client ou d’une importation. |
Objet supprimé définitivement | L’objet a été supprimé et ne peut plus être restauré. |
Objet restauré | L’objet a été restauré à partir de la corbeille. |
Objet à supprimer pré-noté | L’objet a été déplacé vers la corbeille. |
Info sur l’objet | Saisie de journal depuis le business model. |
Classeurs regroupés | Les objets du classeur ont été rassemblés à partir d’un autre classeur. |
Classeurs regroupés | Les objets du classeur ont été déplacés vers un autre classeur. |
Registre déplacé | L’emplacement du registre a été modifié. |
Registres regroupés | Les objets du registre ont été rassemblés à partir d’un autre registre. |
Registres regroupés | Les objets du registre ont été déplacés vers un autre registre. |
Temps de rétention déterminé | Le temps de rétention a été déterminé lors de l’archivage ou lors de la prolongation du temps de rétention. |
Document signé supprimé | Le document signé a été supprimé. |
Requête SQL | Des données ont été consultées via SQL. |
Commande SQL | Des données ont été modifiées via SQL. |
État 'Variante active' modifié | L’état 'Variante active' a été modifié au sein de la gestion des variantes. |
Type ajouté à l’objet sans type | Un type d’objet a été attribué à un objet sans type. |
Variante activée | Le document a été défini en tant que variante active. |
Variante créée | Une variante pour ce document a été créée. |
Variante désactivée | L’état ’Variante active’ a été désactivé. |
Variante supprimée | Une variante du document a été supprimée. |
Lien résolu | Un lien existant vers un autre objet a été supprimé. |
Lien créé | Le document a été lié à un autre objet au moyen des notes. |
Version créée | Une version du document a été créée. |
Version supprimée | Une version du document a été supprimée. |
Requête texte intégral | L’ensemble des données a été consulté au moyen d’une requête en texte intégral. |
Annotation de l’aperçu créée | Une annotation de l’aperçu a été créée pour ce document. |
Annotation de l’aperçu modifiée | Une annotation de l’aperçu a été modifiée. |
Annotation de l’aperçu supprimée | Une annotation de l’aperçu a été supprimée. |
Autre variante créée | Une autre variante a été créée au sein de la gestion des variantes. |
Restauré à partir de la version | Le document a été restauré à partir de la version antérieure du document. |
Le filtre 'Modifications uniquement' est prédéfini et affiche uniquement les modifications apportées à l'objet.
Si vous sélectionnez une entrée, le bouton Détails vous permet de consulter des informations plus précises.
Si vous enregistrez les anciennes versions de données d'indexations pour un type, le bouton Affichage vous permet, pour chaque modification, d’afficher la feuille de données avec les données d'indexation avant modification. Les champs sont en lecture seule.
Le bouton Restaurer permet aussi d'ouvrir la feuille de données contenant les données d'indexation avant modification. Vous pouvez enregistrer les anciennes données d'indexation ou les modifier avant de les enregistrer.
La restauration et la modification d’anciennes versions de données d'indexation sont également consignées dans l’historique.
Pour les abonnements avec prise de connaissance, la prise de connaissance est également consignée dans l’historique.
Vous pouvez définir des filtres d'affichage pour l'historique :
|
Avec ce bouton, vous ouvrez la fenêtre Gestion des filtres. |
Les filtres d'affichage déjà configurés s'affichent dans une liste.

- Cliquez sur le bouton Nouveau.
Un nouveau filtre d'affichage s'ajoute.
- Saisissez un nom pour le filtre d'affichage dans le champ indiqué.
- Cliquez sur le bouton Modifier.
La fenêtre Regrouper des filtres d'historique s'ouvre.
- Le volet Action permet de sélectionner les actions à afficher dans l'historique.
- Confirmez les données avec OK.
Le nouveau filtre s’affiche dans la fenêtre Gestion des filtres.
- Dans la gestion des filtres, sélectionnez le nouveau filtre que vous souhaitez utiliser comme filtre par défaut.
- Confirmez en cliquant sur OK.
Vous pouvez modifier ou supprimer les filtres créés dans la fenêtre Gestion des filtres. Si vous sélectionnez un filtre dans la fenêtre Gestion des filtres, celui-ci s'appliquera automatiquement en tant que filtre par défaut à chaque ouverture d'une fenêtre d'historique. Un autre filtre d'affichage peut ensuite être défini manuellement. Si aucun filtre par défaut n'est activé dans la fenêtre de gestion des filtres, le filtre défini manuellement dans la fenêtre d'historique s'appliquera à nouveau lors de la prochaine ouverture de la fenêtre.
Les filtres 'Pas de filtres' ou 'Modifications uniquement' ne peuvent pas être modifiés. Le filtre 'Modifications uniquement' reste automatiquement présélectionné si vous ne configurez pas un autre filtre.
Pour modifier le nom du filtre, cliquez une fois dessus pour le sélectionner et une deuxième fois pour modifier le nom. Vous pouvez maintenant modifier le nom.
Les paramètres des filtres de l'historique sont enregistrés de façon personnalisée et sont valables pour l'historique de tous les types d'objet.