Porte-documents
Dans les porte-documents, vous pouvez placer tous les documents dont vous ou d'autres utilisateurs ont besoin pour le traitement d’un thème particulier.
Les champs Créé pour et ...à ce sujet permettent d'indexer des porte-documents. Des champs portant sur la personne ayant créé le porte-documents et sur la date de la création s'y ajoutent automatiquement.
Les porte-documents peuvent être typés. Les porte-documents typés contiennent uniquement des registres d'un certain type ou des documents d'un certain type. Dans les porte-documents typés, les données d'indexation de classeur peuvent être affichées en tant que colonnes de la liste de résultats pour les registres ou documents. Les porte-documents mixtes ne contiennent pas ces données.
Les porte-documents publics peuvent être recherchés par tous les utilisateurs, tandis que les porte-documents non publics ne peuvent être ouverts que par leur créateur et les utilisateurs pour lesquels le porte-documents à été créé.
En vous servant de la souris, déplacez les documents et les classeurs des archives ou du stockage, sous forme de référence, vers un porte-documents. Si vous modifiez des documents qui se trouvent dans un porte-documents les modifications sont reprises dans l'archive entière.
Si vous supprimez des porte-documents ou des documents depuis un porte-document, les documents ne s'effacent pas dans les archives, tandis que les porte-documents peuvent être restaurés ou définitivement supprimés depuis la corbeille.
Vous pouvez rechercher des porte-documents grâce au masque de requête Porte-documents dans la recherche d'objet. Vous pouvez enregistrer les requêtes de porte-documents (voir 'Requêtes enregistrées').
Le masque de requête Porte-documents et les différents porte-documents peuvent être placés sur la navigation à partir de la liste de résultats.
Les utilisateurs ont besoin des droits correspondants pour pouvoir ouvrir des documents des porte-documents.

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Dans l'onglet de ruban DÉMARRAGE dans le groupe Nouveau, cliquez sur le bouton Porte-documents.
Le masque d'indexation s'ouvre.
- Indexez le porte-documents dans les champs Créé pour et ...à ce sujet.
- Sélectionnez si le porte-documents doit être public ou non public.
- Spécifiez si le porte-documents doit être typé. Pour les porte-documents typés, sélectionnez le type de registre ou le type de document qui est le type exclusif dans le porte-documents.
- Sélectionnez si le porte-documents doit être ouvert après l'enregistrement. Le paramètre sélectionné est conservé pour les futures créations de porte-documents.
- Confirmez avec Enregistrer.
Le porte-documents est créé et s'ouvre.
Si vous supprimez un porte-documents, celui-ci se déplace tout d’abord dans la corbeille.
Vous pouvez également créer des porte-documents typés à partir du menu contextuel d'un type d'objet dans la recherche d'objet ou dans la navigation.

Vous pouvez ajouter des documents, des registres et des classeurs en les déplaçant avec la souris depuis une fenêtre de classeur ou une liste de résultats vers un porte-documents.
- Ouvrez un porte-documents depuis la liste de résultats.
- Ouvrez une liste de résultats ou une fenêtre de classeur.
- Avec la souris, faites glisser des documents, registres ou classeurs sur la fenêtre de porte-documents. Les porte-documents typés ne peuvent contenir que des registres ou documents du type qui a été spécifié lors de la création.
Les documents, registres ou classeurs sont placés sous forme de référence dans le porte-documents. Vous pouvez les y modifier.
Si votre navigation contient un porte-documents comme référence, vous pouvez également déplacer des documents, registres ou classeurs sur la référence à l'aide de la souris.
Les objets dans les porte-documents ne sont visibles que pour les utilisateurs disposant d'une autorisation d'accès aux données d'indexation.

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Dans l'onglet de ruban DÉMARRAGE dans le groupe Recherche, cliquez sur Porte-documents.
Le masque de requête des porte-documents s’ouvre.
- Complétez le masque de requête.
- Cliquez ensuite sur le bouton Démarrer la requête ou appuyez sur la touche ENTRÉE.
La liste de résultats s’ouvre. Celle-ci corresponde à la liste de résultats classeur (voir 'Liste de résultats de classeur'). Les porte-documents typés apparaissent en vert dans la liste de résultats.
Vous pouvez ajouter la requête de porte-documents à la navigation et l'y afficher ou masquer rapidement.