Concepts et termes de base
enaio® fournit une structure hiérarchique de types de classeur, de types de registre et de types de document destinée à permettre l’administration des documents. Cette structure facilite considérablement la recherche de documents. L’administrateur définit les types de classeur, de registre et de document identifiés à l’aide de leurs masques d’indexation. Les masques d’indexation permettent de créer et d’indexer les classeurs et les registres. Vous pouvez les utiliser pour rechercher des documents dans les classeurs ou les registres, ou encore pour enregistrer des données dans les masques d’indexation.

Exemple : dans l’armoire Clients se trouvent les classeurs Clients, et les adresses des clients sont enregistrées dans les données d’indexation de ces classeurs. Dans les classeurs, les documents spécifiques aux clients sont classés dans les registres spécifiques aux tâches.

Des types de classeur sont attribués aux types de registre. Ainsi, les registres d’un type particulier peuvent être uniquement placés dans les classeurs d’un type attribué. De même, des types de classeur sont aussi attribués aux types de document. Les documents d’un type donné se trouvent toujours dans un classeur du type attribué et éventuellement dans des registres.

En outre, l’administrateur peut déterminer des relations de type d’objet supplémentaires. Les relations de type d’objet permettent par exemple de spécifier que les documents d’un type donné peuvent uniquement être placés dans les registres du type attribué.

Un type de document est attribué aux documents. Le type de document définit le masque d’indexation à utiliser pour la recherche et les données d’indexation à enregistrer avec le document. Pour les documents, spécifiez s’ils font l’objet d’un archivage à valeur probante. L’administrateur exécute l’archivage à valeur probante.

Le type de document définit également le module utilisé par enaio®. Les modules sont des interfaces vers le logiciel et le matériel utilisés pour saisir et afficher des documents. Chaque type de document et chaque document possède une icône par défaut en fonction du type de module. L’administrateur peut également attribuer une icône différente à chaque type de document.
Les modules suivants sont à votre disposition :
Icône | Module |
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Module des images en noir/blanc (p. ex. documents numérisés) |
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Module des images en couleur (p. ex. photos) |
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Module des images en niveaux de gris (p. ex. radiographies) |
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Module des vidéos (fichiers AVI ou MPEG) |
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Module des documents Windows (documents W). Les documents W sont créés dans des applications externes (p. ex. Microsoft Word). |
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Module des e-mails |
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Module des documents XML Les documents XML sont créés de façon administrative en important des données. |
Les modules doivent posséder une clé de licence. Si un module ne possède aucune licence sur votre poste de travail, les types de document et documents correspondants ne seront pas affichés.
Les types de document peuvent être également définis indépendamment des modules.

Les classeurs et les registres que vous créez ainsi que les documents que vous saisissez et archivez ont besoin d’un emplacement et doivent être indexés à l’aide de masques d’indexation (voir Modifier les données d’indexation).
Les masques d’indexation destinés aux classeurs, registres et types de document sont prédéfinis. L’administrateur les crée et peut les ajuster rapidement dans enaio® editor selon les nouvelles exigences.

L’emplacement dans enaio® fait référence à l’endroit où un objet (documents, classeurs ou registres, p. ex.) a été classé dans le système d’ordre d’enaio® (voir Ouvrir l’emplacement). Alors que les registres et les classeurs n’ont qu’un seul emplacement, les documents peuvent avoir plusieurs emplacements dans le système d’ordre d’enaio® (voir Documents avec plusieurs emplacements et Documents de référence).