Modifier les données d’indexation
Il est nécessaire de posséder les droits correspondants pour modifier les données d’indexation. Les droits sont attribués par l’administrateur.
Modifiez les données d’indexation d’un classeur, registre ou document à l’aide des mêmes masques d’indexation que ceux que vous utilisez pour la création des données d’indexation. Pour modifier les données d’indexation, sélectionnez l’entrée Modifier les données d'indexation dans le menu contextuel d’un objet sélectionné.
Les propriétés des champs de formulaire sont configurées par l’administrateur. Si les entrées dans les champs ne répondent pas à ces exigences, des avertissements s’affichent. L’administrateur peut protéger des champs de données d’indexation individuels de toute modification. Ils sont mis en évidence en gris.
Les masques d’indexation peuvent également contenir des champs avec des tableaux qui peuvent être modifiés. Si nécessaire, l’administrateur peut limiter la modification de ces tableaux aux utilisateurs ayant le rôle de système "Superviseur".
Si vous modifiez les données d’indexation d’un objet, les modifications sont automatiquement enregistrées dans l’historique de l’objet (voir La zone d’aperçu).
Vous pouvez également modifier les données d’indexation des documents déjà archivés.
Catalogues et AddOns du masque d'indexation
Pour une gestion plus facile et plus uniforme des données d’indexation, des catalogues et des AddOns sont utilisés dans les masques d’indexation.

Icône | Désignation | Description |
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Catalogue de base de données | Si vous cliquez ou appuyez sur le bouton Catalogue de base de données à côté d’un champ, une requête se lance. Le programme crée et ouvre une liste contenant toutes les valeurs saisies dans ce champ en vue de l’indexation. Contrairement à d’autres listes de catalogue, vous pouvez également entrer de nouvelles valeurs dans ce champ. Si vous saisissez des caractères dans le champ de filtre du catalogue, seules les entrées de liste qui contiennent les caractères saisis sont automatiquement affichées. |
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Catalogue de liste |
En cliquant ou en appuyant sur le bouton Catalogue de liste à côté d’un champ, une liste créée par l’administrateur s’ouvre. Selon la configuration du champ, vous pouvez sélectionner et reprendre une ou plusieurs valeurs. Si vous saisissez des caractères dans le champ de filtre du catalogue, seules les entrées de liste qui contiennent les caractères saisis sont automatiquement affichées. Selon la définition d’objet, plusieurs entrées peuvent être sélectionnées dans les catalogues de liste.
Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile : La sélection de plusieurs entrées dans un catalogue de liste s’effectue par le biais de cases à cocher. |
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Catalogue d’arbre | Les catalogues d’arbre sont des catalogues de liste dans lesquels les valeurs sont saisies sur des niveaux et des sous-niveaux. Si vous saisissez des caractères dans le champ de filtre du catalogue, seules les entrées de liste qui contiennent les caractères saisis sont automatiquement affichées. |
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Catalogue de hiérarchie | Le catalogue de hiérarchie correspond au catalogue d’arbre. La différence réside dans le fait que les noms de niveau sont repris dans les données d’indexation. Si vous saisissez des caractères dans le champ de filtre du catalogue, seules les entrées de liste qui contiennent les caractères saisis sont automatiquement affichées. |

Représentation des séparateurs décimaux et de milliers
L'affichage des séparateurs décimaux et de milliers dans les masques d'indexation, dans les listes de résultats et dans l'aperçu détaillé dépend de la configuration de la langue du client local. Par exemple, les nombres décimaux sont affichés avec une virgule lorsque la langue allemande est configurée et avec un point lorsque les langues anglaise et française sont configurées. Lors de la capture de données, la virgule et les points peuvent être saisis dans les champs décimaux, quel que soit la configuration de la langue locale. Lorsque le focus est annulé, le signe de ponctuation correspondant s'affiche en fonction de la configuration de la langue.
Les séparateurs de milliers ne doivent pas être saisis dans les champs décimaux lors du traitement des données. Après l'annulation du focus, ils sont, tout comme les points décimaux, automatiquement affichés dans des masques d'indexation en lecture seule selon la configuration de la langue. Le séparateur de milliers peut être configuré par l'administrateur pour l'ensemble du système et par langue (voir Console d'administration).
Traitement des données d'indexation en mode hors ligne
Si vous modifiez les données d’indexation et que la connexion à enaio® server est interrompue puis qu’enaio® webclient s’affiche en mode hors ligne, attendez que la connexion à enaio® server soit rétablie pour enregistrer vos modifications. Sinon, vos modifications seront perdues lors de la fermeture du masque d'indexation !
Informations sur l'objet
Dans les masques d’indexation ouverts, vous pouvez afficher des informations sur l’objet dans une fenêtre de messages en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé ou en appuyant longuement sur la barre de titre. Cela est particulièrement utile sur les petits écrans, tels que les smartphones. Le type et l’ordre des informations affichées dépendent de la configuration de la liste de résultats (voir Configurer les listes de résultats).