Gérer les variantes

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Vous pouvez créer et gérer différentes variantes de documents W si vous disposez des droits appropriés. Par exemple, cela vous permet de documenter des modifications ou de créer des variantes de document qui ne doivent pas être mises à la disposition de tous les utilisateurs.

Seuls les utilisateurs qui ont le droit de modifier les données d’indexation et les documents du type de document ont accès à la gestion des variantes. Les utilisateurs ayant le rôle de système 'Client : Toujours afficher la gestion des variantes' peuvent afficher la gestion des variantes en lecture seule même s’ils ne possèdent pas ces droits.

Consultez Modifier le contenu du document et Classer des documents du stockage externe pour savoir comment créer des variantes de document. Les variantes de document sont identifiées dans les listes d’objets (listes de résultats, emplacements, zone des favoris, p. ex.) par des icônes qui ont des significations différentes.

Une gestion des variantes avec de nombreuses fonctions est disponible pour la gestion des variantes de document.

Ouvrir la gestion des variantes

Gestion des variantes - capture d’écran

Pour ouvrir la gestion des variantes d’un document W, sélectionnez l’entrée Gestion des variantes icône Gestion des variantes dans le menu contextuel du document sélectionné.

La gestion des variantes s’ouvre avec une liste de toutes les variantes créées. La liste se compose de colonnes statiques qui représentent la dérivation de la variante et l’état d’archivage de l’objet, et de colonnes qui contiennent les données d’indexation des variantes de document. Chaque variante possède ses propres données d’indexation que vous pouvez afficher et modifier.

Les colonnes statiques indiquent s’il s’agit d’une variante principale, d’une variante parallèle ou d’une sous-variante, de quelle variante elle provient, par qui elle a été créée et à quel moment. Elles fournissent également des informations sur l’état d’archivage et l’état de modification de la variante. L’état d’archivage peut être modifié dans la gestion des variantes via le menu contextuel (voir Modifier l’état d’archivage). L’état de modification peut être modifié dans la gestion des variantes via le menu contextuel (voir Verrouiller et archiver).

Les variantes peuvent être créées en tant que copies d’autres variantes ou chargées dans la gestion des variantes en tant que fichiers. Vous pouvez créer des variantes principales, des variantes parallèles et des sous-variantes. Le document au sommet de la liste, à partir duquel une variante est créée, est considéré comme l’original. Une nouvelle variante principale peut être créée à partir de l’original. Lorsqu'une variante principale a été créée, vous pouvez également créer des variantes secondaires. Lorsqu'une variante secondaire a été créée, vous pouvez également créer des sous-variantes.

La désignation des variantes est gérée automatiquement par numérotation.

Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

Les variantes de documents sont répertoriées dans une simple liste d’objets sur les smartphones. La liste d’objets ne comporte pas de colonnes statiques qui fournissent des informations sur l’origine d’une variante, sa date de création et son auteur. Il n’y a pas non plus de colonnes statiques avec des icônes. Le numéro de version de la variante s’affiche dans la première colonne de la liste d’objets. Toutefois, le numéro de version indique s’il s’agit d’une variante principale, d’une variante secondaire ou d’une sous-variante (par exemple, 1.0.0 = variante principale, 1.1.0 = variante secondaire, 1.1.1. = sous-variante). La variante active dans la gestion des variantes est indiquée par un numéro de version surligné.